Urobte si poriadok v elektronickej pošte

Internetovú poštu používame dnes častejšie ako tú klasickú. Virtuálne schránky sú takmer nekonečné. Keby však mali rozmery klasických schránok pred domom alebo na prízemí bytových domov, praskali by pod ťarchou nepotrebných správ a reklamného spamu.

Preto vám poradíme, ako si efektívne spravovať svoj e-mail. Hoci sa do veľkej miery zameriame na najpopulárnejšie e-mailové služby, niektoré tipy, triky a predstavené aplikácie využijete aj v kombinácii s inými poskytovateľmi.

Ak je to potrebné, používajte dva účty

Z používateľského hľadiska je pohodlné využívať jeden účet na všetko. Hlavne ak máte veľa používateľských kont, nemusíte riešiť dilemu, na ktorý e-mail ste sa zaregistrovali. Na druhej strane viacero e-mailových schránok má svoje výhody. Jeden e-mail použijete na súkromnú a pracovnú komunikáciu, ten druhý slúži ako úložisko na všetok spam. No ako vám neskôr poradíme, problém spamu sa dá vyriešiť jednoducho a pohodlne. Treba iba poznať tú správnu službu.

Reklama a newslettery nás bombardujú každý deň. Brániť sa proti tomu úplne nedá, čiastočné riešenie ponúka samostatná e-mailová schránka.

E-maily mažte alebo archivujte

Rada nad zlato. E-maily nenechávajte v zložke Inbox/Doručená pošta. Ak chcete mať poriadok vo svojej schránke, toto je základné pravidlo. Hovoríme z vlastných skúseností. Dlhodobo sme si nechávali e-maily v Doručenej pošte a výsledkom bol chaos a neporiadok. Obyčajne sme vnímali iba posledných 20 - 50 správ, ktoré sa zobrazujú na prvej strane. Problém je ten, že nie všetky tieto e-maily sme reálne potrebovali, čo spôsobovalo ďalší chaos a zvyšovalo šancu, že prehliadneme niektorú z dôležitých starších správ.

Nie je horšia vec ako plný Inbox. V doručenej pošte je potom neporiadok a často zabudnete na dôležitý starší e-mail.

Vďaka aplikácii Mailbox (viac o nej neskôr) sme sa naučili spracovať každý jeden e-mail, a ak netreba, nevracať sa k nemu. Hlúposti putovali hneď do koša, ukončené konverzácie sme si archivovali a e-maily, ku ktorým sme sa potrebovali vyjadriť neskôr, sme nechali v Doručenej pošte, resp. sme si nastavili pripomienku. Takýmto spôsobom sme zmenšili počet správ v Inboxe na 10 až 20. Nechávame si iba e-maily, ktoré nám pripomínajú pracovné povinnosti. Počas prázdnin zívala schránka prázdnotou, čo bol v minulosti nevídaný úkaz. Keď sa naučíte efektívne filtrovať elektronickú poštu, uvedomíte si, že e-mailová schránka môže byť útulná a prehľadná.

Používajte vlastné menovky a zložky

Tento bod súvisí s predchádzajúcou radou. E-maily nemusíte posielať iba do zložiek Archivované a Kôš. Ak potrebujete, vytvorte si vlastné menovky/zložky, ktoré vám uľahčia prístup k archivovaným e-mailom. Ak napríklad dostanete zľavu, netreba mať tento kupón v Doručenej pošte. Archivujte si ho a zároveň ho presuňte do menovky/zložky Zľavy (alebo Nákupy, resp. iný názov, ktorý vám vyhovuje). Dôležité e-maily si takýmto spôsobom presuňte do zložky Dôležité. Máte ich hneď poruke a nebudú más zbytočne vyrušovať v Doručenej pošte.

Menovky značne uľahčujú organizovanie elektronickej pošty. Nebojte sa ich používať.

Prácu s viacerými zložkami výborne využíva služba Gmail, ktorá automaticky filtruje doručenú poštu do zložiek Hlavné, Sociálne siete, Propagácie, Aktualizácie a Fóra. Táto funkcia je vynikajúca, ale jej prínos oceníte iba vo webovom rozhraní a mobilnej aplikácii Gmail. Ak používate inú aplikáciu (prezradíme vám našich favoritov), všetky e-maily sú zvyčajne zliate v jednom zozname. Preto kombinujte rady, ktoré sme uviedli v tomto a predchádzajúcom bode.

„Zaspamovaný" e-mail? Použite Unroll.Me

Unroll.Me je vynikajúca služba, ktorá výrazne zjednodušuje spravovanie elektronickej pošty. Je to robot a automaticky archivuje nepotrebné e-maily. Do služby sa prihlásite zadaním svojej e-mailovej adresy, autorizujete ju a vytvoríte si algoritmus, podľa ktorého bude robot pracovať. Môže to znieť zložito, ale vaša jediná úloha je rozhodnúť sa, či budú správy od daného odosielateľa končiť v tzv. rollupe, automaticky sa zmažú alebo ostanú v Doručenej pošte. Správy v „rollupe" putujú do archivovanej pošty a Unroll.Me vám každý deň zašle newsletter, ktorý obsahuje všetky archivované správy za posledných 24 hodín. Táto funkcia sa dá vypnúť, ale ide o výborný spôsob, ako si rýchlo skontrolovať všetky reklamné letáky a ďalšie ponuky. Aj z používateľského hľadiska je pohodlnejšie prehliadnuť si desiatky nepotrebných správ naraz ako sa nechať rušiť notifikáciami doručenej pošty počas celého dňa.

Unroll.Me funguje spoľahlivo. Zbaví vás nepotrebnej pošty a na všetky spracované e-maily upozorní v jednej správe.

Unroll.Me je vynikajúca služba, ktorú odporúčame, pretože výrazne pomáha s upratovaním elektronickej pošty. Podporuje Outlook.com, Gmail, Yahoo! Mail, AOL Mail aj iCloud.

E-mail vo vrecku? K dispozícii je viacero vynikajúcich aplikácií

Elektronickú poštu dnes nekontrolujeme iba na počítači. E-maily máme so sebou všade a neustále. Smartfóny jednostaj pípajú a upozorňujú nás na novú doručenú poštu. A hoci iOS aj Android ponúkajú predinštalovaných e-mailových klientov, my máme svojich favoritov - aplikácie, ktoré používame dlhodobo. Oceňujeme na nich najmä to, že nám pomáhajú organizovať svoje elektronické poštové schránky a efektívne sa o ne starať aj v pohybe.

Acompli

Acompli je náš aktuálny favorit, a to z niekoľkých dôvodov. Aplikácia ponúka všetky dôležité funkcie, ktoré sme si obľúbili v službe Mailbox, priamo v aplikácii integruje kalendár a podporuje veľké množstvo cloudových úložísk. Okrem toho inteligentne delí doručenú poštu na dôležité a ostatné e-maily. Výsledkom je to, že telefón nám nepípa každých päť minút - upozorní nás iba na dôležité správy, ktoré reálne vyžadujú našu pozornosť. Oproti Mailboxu sa nám viac páči aj používateľské rozhranie aplikácie, najmä ak používate tablet.

Náš nový favorit - má všetky podstatné funkcie a aj niečo navyše

Acompli podporuje viacero najpopulárnejších e-mailových služieb a cloudových úložísk. Používanie aplikácie je jednoduché, švihom doľava e-mail archivujete alebo zmažete, posunutím doprava si nastavíte pripomienku - rovnako v Mailboxe. Delenie pošty na dôležité a ostatné funguje automaticky a veľmi dobre. Integráciu kalendára oceníte pri písaní e-mailov a dohadovaní schôdzok. Takisto možno zdieľať aj svoju aktuálnu polohu. Integrácia cloudových služieb zjednodušuje zdieľanie súborov bez nutnosti prepínať sa medzi aplikáciami. Verzia iOS je výborná, Android má zopár menších chybičiek, Acompli však odporúčame vyskúšať. Táto aplikácia sa od svojho uvedenia výrazne zlepšila.

Mailbox

Mailbox bol dlhé roky naším favoritom a práve vďaka tejto službe sme sa naučili archivovať správy a udržiavať počet e-mailov v doručenej pošte na relatívne nízkom čísle. Výhodou Mailboxu je jednoduché ovládanie. Pohybom prsta smerom doľava a doprava môžete e-mail rýchlo archivovať alebo zmazať, prípadne si ho odložiť na neskorší čas (presunie sa do dočasnej zložky a v zadanom čase sa opäť objaví ako doručená správa), prípadne ho rýchlo presunúť do niektorej zo zložiek. Je fajn, že takéto spravovanie e-mailov môžete vykonať aj bez otvorenia správy. Podobne funguje aj Acompli.

Jedna z najlepších služieb Mailbox umožňuje efektívne spravovať e-maily v telefóne

Mailbox však nedávno získal ďalšiu užitočnú funkciu. Umožňuje vytvárať pravidlá a automatizovať proces manažovania elektronickej pošty. Môžete si napríklad nastaviť, aby sa daná konverzácia (resp. všetky e-maily od daného odosielateľa) automaticky archivovala/zmazala. Nám viac vyhovuje kombinácia Unroll.Me a Acompli, ale za túto funkciu Mailboxu chválime. Najmä ak z hocakého dôvodu nechcete používať Unroll.Me, prípadne chcete ďalší nástroj na automatizovanie zvyšných správ. Mailbox podporuje služby Gmail a iCloud.

MailTime

Túto aplikáciu sme do nášho zoznamu zaradili najmä pre jej koncept. MailTime totiž kompletne mení používateľské rozhranie e-mailového klienta a e-maily prezentuje ako bežné správy. Inak povedané, zabudnite na klasické formátovanie, predmet, príjemcov a čas. Všetky tieto údaje sú šikovne skryté a vytvárajú dojem bežnej SMS správy.

Hľadáte exotického e-mailového klienta? Vyskúšajte MailTime.

MailTime je asi najneobvyklejší e-mailový klient, akého sme vôbec používali. Na nové rozhranie si budete zvykať a trochu vás prekvapí aj atypické zoradenie e-mailov. Väčšine používateľov bude viac vyhovovať Mailbox a Acompli no ak hľadáte čosi exotické, otestujte MailTime. Na nové rozhranie si možno zvyknete a bude vám vyhovovať viac, ale minimálne zo začiatku budete mať pocit, že vám môžu uniknúť nejaké dôležité informácie. Na druhej strane MailTime vás naučí písať e-maily efektívne - nikto dnes nemá čas čítať siahodlhé eseje. Aplikácia motivuje k tomu, aby ste všetko potrebné zhrnuli do obmedzeného priestoru.

Verdikt PC REVUE

Zhrňme si to. Nepriateľom elektronickej pošty je plný Inbox a nekontrolovaná lavína reklamných e-mailov. Tento problém môžete vyriešiť viacerými e-mailovými kontami, ale aj dobrou starostlivosťou o svoju schránku. Pomôžu vám aj viaceré nástroje. Unroll.Me je vynikajúca služba, ktorá vás zbaví problému s ručným archivovaním a mazaním veľkého množstva reklamných správ a newsletterov. Prípadne môžete použiť mobilnú aplikáciu Mailbox a vytvoriť si pravidlo pre každý e-mail a odosielateľa zvlášť. Medzi mobilnými aplikáciami rozhodne neprehliadnite Acompli. Androidová verzia nie je ešte úplne dokonalá, má pár chybičiek. Verzia iOS však funguje bezchybne a prezentuje túto službu vo výbornom svetle. My aplikáciu Acompli považujeme za zlepšený Mailbox a pochvaľujeme si najmä kombináciu služieb Unroll.Me a Acompli. Prvá menovaná sa postará o 90 % pošty a Acompli nás upozorní iba na tie dôležité správy zo zvyšku, ktorý skončí v našej doručenej pošte.