DOCKitIN: Podnikanie nikdy nebolo jednoduchšie

Papierových dokumentov spojených s účtovníctvom sa v dohľadnom čase nezbavíme, preto podnikatelia hľadajú riešenia, ako s nimi čo naj­efektívnejšie fungovať. Nielen živnostníci, ale aj rodinné a mnohé malé firmy majú problém udržať si poriadok vo faktúrach a ostatných účtovných dokladoch. Klasický model, keď externý účtovník dostáva doklady raz mesačne a v priebehu týždňa ich zaúčtuje, degraduje účtovníctvo len na nevyhnutné zlo. Také účtovníctvo postačuje možno pre firmu s jedným zamestnancom, nie však pre dynamicky rastúce väčšie spoločnosti.

Keď je účtovníctvo pre firmu príťaž

Aby malo účtovníctvo pre firmu význam, musí  poskytovať podklady na riadenie a rozhodovanie v reálnom čase. Cenné informácie na podporu rozhodovania sa v mnohých firmách nachádzajú nespracované v haldách papierových dokumentov, a nie v prehľadných reportoch. Takisto informácie, ktoré vám poskytne externý účtovník po dvoch mesiacoch alebo aj neskôr, v súčasnom dynamickom biznise strácajú hodnotu.

S cieľom pomôcť firmám zjednodušiť a zefektívniť prácu s papierovými dokumentmi a účtovníctvom spojili sily spoločnosť DOCKitIN, ktorá má k dispozícii osvedčené riešenie na digitalizáciu a archiváciu papierových dokumentov, a dodávateľ online ekonomického softvéru Profit365.

Služba DOCKitIN zbaví vašu firmu papierových dokumentov

Firmy aj podnikatelia sú zahltení rôznymi faktúrami za prenájom, dodávateľskými zmluvami a inými papiermi. Majú ich uskladnené v šanónoch, na poličkách alebo v zakladačoch. Nájsť konkrétny dokument v priebehu pár sekúnd je prakticky nemožné. Služba DOCKitIN funguje tak, že sa zaregistrujete na www.dockitin.com a podľa množstva dokumentov, ktoré chcete spracovať a uskladniť, si zvolíte bezpečnostné obálky. Do firmy alebo domov vám príde stanovený počet špeciálnych obálok. Do nich vložíte dokumenty a pošlete ich po kuriérovi do sídla firmy DOCKitIN. Tam v bezpečnom prostredí vaše faktúry, zmluvy a iné dokumenty naskenujú, vyťažia a uložia do bezpečného cloudového úložiska. V praxi to znamená, že skeny vašich dokumentov sú uložené v zabezpečenom dátovom centre poskytovateľa cloudovej služby a vy k nim budete mať nonstop prístup prostredníctvom mobilnej aplikácie alebo webového portálu. Papierové dokumenty následne uschovajú v zabezpečenom, nepretržite monitorovanom archíve.

Spojenie DOCKitIN s Profit365 – automatické účtovanie

Keď už máte dokumenty v digitálnej podobe, prečo ich hneď nezaviesť do účtovného softvéru? Presne toto bolo motívom spojenia ­DOCKitIN s online ekonomickým softvérom Profit365, ktorý sa poskytuje ako cloudová služba typu SaaS čiže softvér ako služba. Profit365 je rýchly, intuitívny a bezpečný nástroj pre vaše podnikanie a vedenie účtovníctva. Spája dáta od manažérov, obchodníkov, nákupcov, skladníkov a účtovníkov, z ktorých zistíte reálny stav svojho podnikania. Profit365 obsahuje okrem iného správu banky, pokladne, skladov, dokumentov, majetku, daňové priznanie pre DPH, databázu slovenských firiem a aktívne prepojenia na externé služby, prípadne váš e-shop. Napriek ­technologickej vyspelosti, prehľadnému používateľskému rozhraniu a transparentnému modelu poskytovania formou cloudovej služby aj Profit365 mal donedávna jeden drobný nedostatok. Bola ním nevyhnutnosť ručného prepisovania údajov z dokumentov do softvéru. To v praxi znamenalo hľadanie zmlúv, bločkov, faktúr a manuálny proces prepisovania údajov z nich do Profit365.

Preto prevádzkovatelia obidvoch služieb spojili úsilie a výsledkom je možnosť automatického prenesenia a zaúčtovania účtovných dokladov bez nutnosti manuálneho prepisovania dát. Pre zaujímavosť, prepojenie technologických a obchodných procesov DOCKitIN a Profit365 trvalo aj s vyladením funkcionality tri mesiace a pokračuje sa ďalej pridávaním funkcionalít do mobilných aplikácií a zjednodušovaním práce s aplikáciou.

Ako to funguje

Celý proces je veľmi jednoduchý. Klient využívajúci prepojenie si v aplikácii DOCKitIN vyberie dokumenty, ktoré chce zaúčtovať. Následne jednoducho klikne na tlačidlo Zaúčtovať v Profit365 a o zvyšok sa postará DOCKitIN (vyťaženie ­údajov a zaúčtovanie prebiehajú na pozadí).

 Keďže na zaúčtovanie je potrebná presnosť a dôslednosť, proces vyťaženia nie je úplne automatický a vždy sa vyžaduje asistencia a verifikácia pracovníka, preto zaúčtovanie jednej faktúry môže trvať 10 minút pri jednoduchej faktúre a pri vyššej zložitosti faktúry (veľké množstvo položiek, rôzne sadzby DPH...) sa čas primerane predlžuje. Stáli klienti však pravidelným účtovaním rovnakých faktúr proces postupne zrýchľujú. V Profit365 si klient už len prípadne otvorí danú faktúru a skontroluje vyťažené údaje z účtovných dokladov.

Výhody

Najväčšie výhody prepojeného systému sú zníženie chybovosti pri prepisovaní údajov, významná úspora času a miesta pri evidencii dokladov či jednoduchý a vždy dostupný prehľad vo všetkých, teda  nielen účtovných dokladoch. Ak to ­zosumarizujeme, zbavíte sa nespratných papierových dokumentov a zároveň zautomatizujete, zrýchlite a zefektívnite svoje podnikanie. Je jedno, či svoj biznis iba rozbiehate, či vlastníte malý obchodík s kancelárskymi potrebami, alebo podnikáte vo veľkom a váš biznis sa rozvíja. Vďaka softvéru Profit365 a službe DOCKitIN sa zbavíte zdĺhavých procesov súvisiacich so zaúčtovávaním papierových aj elektronických faktúr a dokladov.