Ako si vybrať účtovný program do B2B firmy

Rôzne cenníky pre rôznych klientov podľa objemu ich odberu, história objednávok daného zákazníka alebo prehľad „ležiakov“ na sklade. Nie každý účtovný program má funkcie pre B2B firmy, ktoré sa sústredia na firemných zákazníkov. Ak medzi ne patríte, prečítajte si, na čo sa pri výbere zamerať.

Účtovný program totiž nie je len o faktúrach a účtovníctve. Menším a stredným firmám slúži ako ústredný informačný systém, v ktorom okrem dokladov majú:

• skladové hospodárstvo,
• napojenie na e-shop,
• adresár zákazníkov,
• analýzy a štatistiky,
• mzdy,
• knihu jázd a ďalšie agendy.

Ako si teda účtovný program vybrať? Spýtajte sa v spriaznených B2B firmách, aký softvér používajú, ako sú spokojní a či im niečo nechýba.

Zároveň si urobte vlastný prieskum na internete. Ak nemáte čas na zdĺhavé študovanie funkcií jednotlivých programov, pozrite si ich referencie či prípadové štúdie.

Väčšina účtovných programov ich zverejňuje na svojom webe. Zistite si, ktorí z referenčných klientov podnikajú v B2B, a prečítajte si ich príbehy. Dozviete sa, ako konkrétne im systém pomohol a čo na ňom oceňujú. Tieto informácie sú často zrozumiteľnejšie než popisy na produktových stránkach.

Zmapujte svoje potreby

Spíšte si, čo od účtovného programu potrebujete. Zamyslite sa nad tým, ako máte procesy nastavené teraz, aké problémy kvôli tomu riešite a aké tabuľky s dátami používate. Po nasadení účtovného systému by ste sa mali v ideálnom prípade väčšiny tabuliek zbaviť, pretože všetky dáta budete mať v účtovnom programe.

Keď používate aj ďalšie softvéry, napríklad e-shop či špecializovaný program vo vašom odvetví, zapíšte si na zoznam požiadaviek aj prepojenie s týmito systémami.

Spojte sa s konzultantmi

Potom kontaktujte dodávateľov vyhliadnutých účtovných programov. Dajte si systém odprezentovať a preberte s nimi svoje požiadavky. Vďaka nim bude diskusia konkrétna a vy nebudete zbytočne strácať čas.

Dobrý konzultant sa zaujíma aj o procesy, ktoré sú na pozadí. Je totiž možné, že vami požadovaná funkcia síce v programe nie je, ale rovnaký výsledok dosiahnete jednoducho inou cestou. V niektorých firmách je potrebná aj menšia úprava vnútorných procesov. Ak totiž firmu zakladal niekto bez predchádzajúcich skúseností, môžu byť procesy nastavené organicky a nie podľa všeobecných štandardov.

Dobrý konzultant má skúsenosti z desiatok rôznych firiem a vie, ako vyzerá efektívny obeh dokladov, peňazí a tovaru vo firme. Ak zistí, že sa vymykáte, upozorní vás na to. Vy sa potom rozhodnete, či by pre vás nebolo efektívnejšie nové nastavenie, alebo či majú vaše procesy svoje opodstatnenie a chcete v nich pokračovať.

Testovanie

Niektoré programy možno vylúčite už v prvom kole, pretože nespĺňajú vaše požiadavky. Pri tých, ktoré postúpili do druhého kola, nastáva čas na otestovanie. Dodávatelia účtovných programov zvyčajne ponúkajú skúšobnú plnú verziu alebo aspoň demo.

Vyskúšajte si, ako sa vám v programe pracuje a simulujte všetky bežné úkony. Tým si potvrdíte, že má program potrebné funkcie a že sa vám pohodlne používa. Do testovania zapojte aj ďalších členov tímu, ktorí budú v programe pracovať.

Porovnanie cien

Len čo máte niekoľko kandidátov, ktorí vám vyhovujú, zistite si cenu. Tá zvyčajne záleží od toho, aké agendy plánujete využívať a koľko používateľov v programe bude pracovať. Ďalej si zistite, ako je to so zákazníckou podporou a aktualizáciami programu. Tieto služby bývajú často spoplatnené.

Vopred sa tiež informujte, či sa vám softvér bude vedieť v budúcnosti prispôsobiť. V prípade, že budete potrebovať rozšíriť funkcie, alebo vám výrazne narastie počet spracovávaných dokladov, bude vám systém stačiť? Prípadne ponúka dodávateľ vyššiu verziu, na ktorú v budúcnosti môžete prejsť?

Nakoniec vás čaká finálne rozhodnutie. Porovnajte si, aké funkcie vám program ponúka, ako dobre sa vám v ňom pracuje a, samozrejme, aj cenu.

TIP: Do porovnania určite zaraďte obľúbený účtovný program Money S3. Používa ho veľa B2B firiem, či už z oblasti obchodu, výroby alebo služieb.

Zdroj foto: Oleggg / Shutterstock.com