Ako zadarmo vystaviť faktúru, ktorú vaši klienti radi uvidia

Príprava faktúr je pre mnohých podnikateľov jednou z tých príjemnejších povinností, ktoré s podnikaním súvisia. Vďaka faktúram totiž dostanete za svoju prácu peniaze. Ako to však urobiť, aby z nich mali radosť aj vaši klienti a platili ich s chuťou? Okrem dobre odvedenej práce na to potrebujete faktúru, ktorá dobre vyzerá. Poďte sa pozrieť, ako ju vystaviť.

Hneď na začiatku si musíme ujasniť jednu vec – len s perom a kusom papiera dobre vyzerajúcu faktúru nevytvoríte. A nepomôže, ani keď na ňu prikreslíte svoje logo.

Ak má vaša faktúra klientov zaujať – a ideálne motivovať, aby ju hneď zaplatili – musí vyzerať profesionálne. Potrebujete preto počítač alebo mobil a vhodný program.

Faktúry vo Worde? Retro základ

Možno si pomyslíte, že si pri vystavovaní faktúr vystačíte s Wordom, Excelom alebo podobným programom. Pravdou je, že takéto doklady sú určite lepšie, ako keby ste ich napísali ručne. K pekným a profesionálne vyzerajúcim dokladom však majú ďaleko.

Bývajú strohé a zvyčajne na nich chýba napríklad logo firmy alebo QR kód na zaplatenie. Teda drobnosti, ktoré vaše doklady robia „používateľsky“ omnoho prívetivejšie.

Aj do wordových šablón síce môžete tieto prvky dostať, ale stojí to zbytočne veľa času a námahy.

Nehovoriac o tom, že pri vystavovaní nového dokladu stačia jeden či dva znaky navyše a celú šablónu si rozbijete…

Lepší variant: Účtovný alebo fakturačný program

Vhodnejší je účtovný alebo fakturačný program. Ponúkne vám množstvo funkcií, ktoré vám uľahčia prácu. A navyše si doklady prispôsobíte podľa potreby.

Zvyčajne máte na výber z niekoľkých šablón. Zvolíte si tak rozloženie prvkov, alebo doklady zladíte do firemných farieb. A na prvý pohľad sa tak odlíšite od konkurencie.

Okrem toho na faktúry doplníte napríklad:

• logo firmy;
• QR kód, ktorý klientom umožní rýchlu platbu;
• alebo poďakovanie za objednávku.

Skrátka veľa drobností, ktoré vám pomôžu klienta motivovať, aby úhradu zbytočne neodkladal.

Ďalšie výhody účtovných a fakturačných programov

Účtovné a fakturačné programy vám výrazne zjednodušia prácu, ktorú s prípravou dokladov máte. Stačí napríklad zadať IČO odberateľa a softvér sám doplní jeho fakturačné údaje.

Automaticky pridá aj:

• dátum splatnosti;
• číslo účtu, na ktorý vám má klient poslať peniaze;
• alebo potrebné údaje o vašej firme.

Vám teda stačí doplniť len fakturovaný tovar či služby a ich cenu.

Nový doklad tak vystavíte pokojne už za 30 sekúnd. A vďaka automatickému načítaniu informácií sa nemusíte báť, že zle zadáte napríklad adresu odberateľa.

Koľko to všetko stojí?

Možno si hovoríte, že podobné funkcie nie sú určite zadarmo. Nie je to celkom pravda. Je fakt, že účtovné a fakturačné služby bývajú platené, zároveň však ponúkajú bezplatné verzie.

Umožňujú tak aj vystavenie faktúry zadarmo.

Zvyčajne máte obmedzenie len na počet vystavených dokladov alebo kontaktov vo svojom adresári. A ak stanovený limit prekročíte, jednoducho si vyberiete z niekoľkých druhov predplatného taký, ktorý vám vyhovuje.

Účtovný alebo fakturačný program?

Otázkou ešte je, či zvoliť účtovný program alebo fakturačnú službu. Závisí to od toho, čo od programu očakávate.

Ak chcete iba vystavovať a prijímať faktúry, prípadne hľadáte jednoduchú skladovú evidenciu, bohato vám stačí online fakturácia.

Obsahuje menej funkcií, a tak sa v nej ľahšie zorientujete. Navyše:

• je dostupná, kedykoľvek potrebujete;
• umožní vám fakturovať aj z mobilu
• a prepojíte ju s účtovným softvérom svojej účtovníčky.

Ak hľadáte pokročilejšie funkcie a chcete viesť napríklad účtovníctvo, zvoľte radšej účtovný softvér. Ponúka omnoho viac funkcií. Len čo však prekročíte limity bezplatnej verzie, priplatíte si omnoho viac než pri fakturačnej službe.

Zdroj obrázka: rogerphoto / stock.adobe.com