DOCKitIN - domácnosť a firma bez papierových dokumentov
Dokumenty vrátane tých najdôležitejších sú v domácnostiach a firmách v lepšom prípade usporiadané do zberačov, v horšom prípade voľne uložené v zásuvkách či škatuliach. Navyše ak bývate v podnájme, u rodičov či svokrovcov, prípadne máte firmu v prenajatých priestoroch, ktoré upratuje externá upratovačka, nikdy nemáte istotu, že potenciálne citlivé údaje vo vašich dokumentoch sa nedostanú do nepovolaných rúk.
Potrebujete niekam doručiť rodný list či vysokoškolský diplom a vyriešiť to na pár kliknutí zo svojho mobilu? Pre archív novej generácie to nie je žiadny problém.
Prvotná myšlienka projektu bola digitalizácia osobného života, ktorá viedla k širšej myšlienke paperless home. DOCKitIN prináša rôzne pozitíva do každej domácnosti. Hlavná výhoda je určite poriadok. Namiesto toho, aby sa dokumenty povaľovali v skrinkách, budú bezpečne uložené v trezoroch poskytovateľa služby, prehľadne rozdelené. Služba sa začala promovať v polovici mája. Kampaň bola zameraná na už spomínané domácnosti bez papierov. Stačili dva týždne, aby tím DOCKitIN zistil sekundárnu cieľovú skupinu – firmy. Vysvetlenie je jednoduché. Táto cieľová skupina má vyššiu racionálnu motiváciu, aby si službu vyskúšala a aktívne ju aj využívala. Preto sa poskytovateľ služby rozhodol od septembra 2016 rozšíriť svoje zameranie aj na firemný segment. Konkrétne na živnostníkov a malé firmy.
Služba funguje na jednoduchom a zrozumiteľnom princípe. Máte doma dokumenty, v ktorých nemáte poriadok, no chceli by ste mať? Nechcete už mať doma či v prenajatom sídle firmy citlivé alebo vôbec žiadne papierové dokumenty? Na webe www.dockitin.com sa zaregistrujete a vyberiete si pre vás najvhodnejší balík z veľkostí S až XL. Vyberáte si podľa množstva papierov, ktoré chcete uskladniť. Domov vám príde stanovený počet špeciálnych obálok. Do nich vložíte dokumenty a pošlete ich po kuriérovi. Ten ich doručí priamo do sídla firmy DOCKitIN. Tam v bezpečnom prostredí vaše faktúry, zmluvy a iné dokumenty naskenujú a uložia do bezpečného cloudového úložiska. V praxi to znamená, že skeny vašich dokumentov sú uložené v zabezpečenom dátovom centre poskytovateľa cloudovej služby a vy k nim budete mať nonstop prístup prostredníctvom mobilnej aplikácie alebo webového portálu. Papierové dokumenty budú uložené v zabezpečenom archíve. Vo webovom rozhraní môžete navyše nakupovať balíčky služieb a objednávať extra služby.
Praktické skúsenosti
Práca v rozhraní je intuitívna a pri prvom používaní poteší prehľadný návod, ktorý vám ukáže, kde sa nachádzajú konkrétne funkcie. V aplikácii nájdete už prednastavené značky, teda kategórie dokumentov. Medzi klasickými kategóriami, ako je banka, telefón a TV, nájdete aj značky typu rodina, certifikáty a nákupy. Druhý dôležitý údaj sú poskytovatelia. Nachádzajú sa tu konkrétne banky, mobilní operátori a poisťovne. Ak v zozname nenájdete firmu, ktorú potrebujete, sami si ju pridáte. Novému poskytovateľovi priradíte logo, názov a značku. Vďaka logu bude dokument v zozname ľahko rozpoznateľný.
Dokumenty sú rozdelené do dvoch kategórií. Časť Moje dokumenty zobrazuje zoznam všetkých naskenovaných dokumentov, ale aj tých, ktoré ste si do aplikácie vložili sami. Druhá sekcia Fyzické dokumenty zobrazuje iba tie, ktoré máte fyzicky uložené v archíve DOCKitIN. Veľká výhoda je zdieľanie dokumentov. Faktúru alebo zmluvu zdieľate prostredníctvom pridania mailu. Následne vybranému používateľovi príde pozvánka na vstup do služby. S každým dokumentom môžete ďalej pracovať. Jedným kliknutím pošlete požiadavku na vytvorenie notársky osvedčenej kópie vybranej zmluvy. Ak náhodou potrebujete originál dokumentu, ktorý je uložený vo fyzickom archíve, opäť vám stačí jedno stlačenie tlačidla a dokument príde na adresu, ktorú si určíte. V prípade pravidelne sa opakujúcich faktúr možno vytvoriť aj notifikáciu, ktorá vás vždy v rovnakom čase upozorní na termín splatnosti.
Službu si môžete vyskúšať aj zadarmo. V skúšobnej verzii TRIAL získate bezplatný prístup k plnohodnotnej službe až na 3 mesiace.
