Účtovný a dochádzkový systém TULIP

0

Účtovný systém TULIP pôvodne vznikol ako interný nástroj pre spoločnosť Accace, ktorá ponúka účtovníctvo, spracovanie miezd a agendu HR, právne a daňové poradenstvo a ďalšie korporátne služby. Časom sa ukázalo, že tento systém vďaka jeho kvalitám možno ponúknuť nielen zákazníkom Accace, ale aj ďalším firmám, ktoré vedú účtovníctvo pre svojich klientov, ako aj firmám, ktoré si účtovníctvo spravujú samy. Preto sa oddelenie, ktoré malo na starosti vývoj a marketing ohľadne systému TULIP, od Accace odčlenilo a funguje ako samostatná firma. TULIP vďaka škálovateľnej modulárnej koncepcii využívajú firmy všetkých veľkostí, počnúc pobočkami globálnych firiem až po startupy. Postupne sa systém rozširoval o ďalšie moduly, predovšetkým modul na evidenciu dochádzky.

Z technologického pohľadu je TULIP webová aplikácia využívajúca platformu .NET, takže ­klienti potrebujú len prístup na internet. Zatiaľ nie je k dispozícii mobilná aplikácia. Pri účtovnom systéme je to pochopiteľné, účtovníctvo sa cez mobilné aplikácie nerobí, pri dochádzkovom systéme sa nad tým uvažuje. Rozhranie webovej aplikácie je, samozrejme, optimalizované aj na prístup z mobilu.

Napriek tomu, že sa neustále hovorí o IT podpore biznisu, éra papierových dokumentov sa ani zďaleka neskončila a ani prax, keď jedna firma pošle druhej faktúru vo formáte PDF, účtovným aplikáciám príliš nepomáha. Stále stoja pred úlohou vyextrahovať údaje z účtovných dokumentov, či už papierových, alebo elektronických vo formáte PDF, alebo formáte dokumentov Word. Preto aj na vstupe účtovného modulu je skenovanie dokumentov a OCR čiže rozpoznávanie údajov a ich prevod do elektronickej štruktúrovanej podoby. Doklady sa posielajú na skenovacie pracovisko v Brne, kde sa spracujú, potom sú importované do TULIPu. Možno sa zamyslíte nad logikou veci, prečo by si zákazník nemohol doklady skenovať sám.

Technicky tomu nič nebráni, ale pozrite si dve faktúry, ktoré ste dostali od dvoch rôznych firiem. Majú rôznu formálnu úpravu a údaje, ktoré treba importovať, sú na rôznych miestach. Ak sa robí skenovanie centrálne, dajú sa pripraviť šablóny na rozpoznávanie konkrétnych typov dokumentov z najpoužívanejších ERP a účtovných systémov. Nový klient poskytne TULIPu súbor dokumentov, s ktorými sa v jeho firme najčastejšie pracuje, predovšetkým faktúr od subdodávateľov a obchodných partnerov, a podľa toho sa systém OCR „naučí“ tieto dokumenty rozpoznávať a získať z nich údaje potrebné na zaúčtovanie. Polia, ktoré majú byť vyťažované, sa určia vopred na základe požiadaviek klienta. Systém obsahuje aj samoučiaci sa algoritmus, ktorý zefektívni prácu s každým ďalším digitalizovaným dokumentom.

Samozrejme,všetky údaje sa po automatizovanom rozpoznávaní ma­nuálne skontrolujú a validujú. Klient má neustále prehľad o aktuálnom stave spracovania každého dokumentu. V prípade, ak príde dokument už elektronicky e-mailom, napríklad vo formáte PDF, importuje sa priamo do systému OCR, aby sa z neho „vyťažili“ fakturačné údaje. Možno importovať aj takzvané štruktúry EDI (Electronic Data Interchange), teda dokumenty XML s údajmi v štruktúrovanom tvare, vhodnom na priamy vstup do účtovného systému. Prípadne si klient môže zadávať údaje z faktúr do účtovného systému sám. Ku každému importovanému dokumentu sa aktivuje proces schvaľovania. Niektoré typy dokumentov, napríklad od určitého dodávateľa či do stanovenej sumy, môžu byť schválené ­automaticky, na iné sa aplikuje jedno- alebo viacstupňový proces schvaľovania. Výhoda uloženia dokumentov v elektronickej podobe je v tom, že požadovaný dokument sa nájde prakticky okamžite. TULIP vám pomôže efektívne spravovať papierové alebo elektronické dokumenty, vlastne jediné, čo musí urobiť klient, je schváliť dáta na import do jeho účtovného systému. Všetky faktúry a ďalšie dokumenty budú mať uskladnené na jednom mieste na portáli TULIP.

»  Ľuboslav Lacko

 

Zobrazit Galériu

Ľuboslav Lacko

Všetky autorove články
TULIP

Pridať komentár