Účtovný a dochádzkový systém TULIP
Systém TULIP pôvodne vznikol ako interný nástroj pre spoločnosť Accace, ktorá ponúka účtovníctvo, spracovanie miezd a HR agendu, právne poradenstvo, daňové poradenstvo a ďalšie korporátne služby. Systém sa pri internom používaní veľmi osvedčil, a tak ho spoločnosť ponúkala nielen zákazníkom Accace, ale aj ďalším firmám, ktoré vedú účtovníctvo pre svojich klientov, ako aj firmám, ktoré si účtovníctvo spravujú samy. Oddelenie, ktoré malo na starosti vývoj a marketing ohľadne systému TULIP, sa od Accace odčlenilo a funguje ako samostatná firma. TULIP vďaka škálovateľnej modulárnej koncepcii môžu využívať firmy všetkých veľkostí, počnúc pobočkami globálnych firiem až po startupy. Postupne sa systém rozširoval o ďalšie moduly, predovšetkým modul na evidenciu dochádzky. Z technologického pohľadu je TULIP webová aplikácia využívajúca platformu .NET, takže klienti potrebujú len prístup na internet.
Keďže informácie o dochádzke slúžia aj ako podklad pri odmeňovaní, teda tvorbe výplat, musí byť dochádzkový modul v súlade s miestnou legislatívou. Modul môže zastrešovať dve štandardné dochádzkové skupiny: zamestnancov na plný úväzok a takisto pracovníkov na dohodu a študentov. K dispozícii je 9 typov dochádzkových reportov, v prípade neštandardných požiadaviek na evidenciu dochádzky možno na požiadanie doplniť ďalšie typy reportov.
Nová požiadavka dochádzky
Dochádzkový modul spočiatku evidoval len negatívnu dochádzku, čiže zamestnanci si v ňom cez webové rozhranie sami značili absencie alebo iné situácie, napríklad prácu z domu, aby nadriadení mali o nich neustále prehľad. Zamestnanci evidujú svoju dochádzku tak, že môžu jednoducho vytvoriť požiadavku na absenciu online, cez dochádzkový systém v TULIPe a sledovať stav svojej žiadosti. Takisto majú preddefinovaný pracovný kalendár, väčšinou kopíruje pracovný týždeň, ale nie je problém definovať aj špeciálny pracovný kalendár pre zamestnancov, ktorí pracujú v neštandardných, napríklad 12-hodinových zmenách, takže niekoľko dní sú v práci a potom majú niekoľko dní voľno, prípadne pracujú nepravidelne, napríklad na čiastočný úväzok len niekoľko dní v týždni.
Rôzne formy neprítomnosti, napríklad dovolenku či náhradné voľno, podľa firemných zvyklostí môže, ale nemusí schvaľovať nadriadený. Schvaľovanie môže byť jedno- alebo dvojstupňové. Individuálne žiadosti dochádzky môže vytvoriť buď zamestnanec sám pre seba, alebo príslušný manažér pre všetkých svojich priamych podriadených, prípadne tieto žiadosti môže vytvoriť personalista za akéhokoľvek zamestnanca. Schvaľovanie požiadaviek na dochádzku môže byť jednoúrovňové, keď zamestnancovi schváli neprítomnosť jeho priamy nadriadený. Prípadne zamestnanec môže použiť vopred schválenú žiadosť. Schvaľovanie sa vyžaduje aj v procese uzavretia dochádzkového obdobia, keď je schválenie vlastného obdobia dochádzky zamestnancom povinné a schválenie obdobia dochádzky priamym nadriadeným je nepovinné.
Modul Dochádzka umožňuje aj vytváranie cestovných príkazov. Vopred schválené služobné cesty možno následne vyúčtovať. Modul takisto vytvára výkaz služobných ciest, ku ktorému majú prístup všetci zainteresovaní zamestnanci.
Pri niektorých formách neprítomnosti, napríklad návšteve lekára, sa môže vyžadovať potvrdenie formou prílohy. Po vyplnení je žiadosť poslaná nadriadenému. Ten ju vidí vo svojom účte, v Sekcii manažéra. Nadriadenému zamestnanca príde e-mail s upozornením, aby v TULIPe schválil/zamietol žiadosť. Po schválení sa informácia odošle mzdovému účtovníkovi, resp. osobe zodpovednej za mzdové procesy. Môže to byť interný pracovník alebo účtovník z externej firmy, ktorá pripravuje mzdy. Zamestnancovi zároveň príde e-mail s informáciou, že mu bola dochádzka schválená/odmietnutá.
Organizovanie pracovných zmien
Zamestnanec a aj zamestnávateľ si kedykoľvek môžu zobraziť údaje o dochádzke. Na konci mesiaca si každý zamestnanec ešte dochádzku skontroluje, či náhodou nezabudol zaznačiť nejakú neprítomnosť, následne si uzavrie obdobie. Modul umožňuje realizovať aj HR procesy, napríklad nástup zamestnanca, zmenu jeho zamestnaneckého stavu, prípadne odchod zamestnanca. Pre každý z týchto procesov sú k dispozícii reporty aj e-mailové notifikácie.
Dochádzkový modul TULIP počíta aj so scenárom, keď HR a mzdy robí externá firma. Údaje o dochádzke možno exportovať v rôznych formátoch alebo importovať do systému Human na spracovanie miezd. Pripravený je aj import do systému Helios. Taktisto sa dá napojiť dochádzkový systém na hardvér snímajúci dochádzku pomocou bezkontaktných kariet. Variant dochádzkového modulu na plánovanie viaczmennej dochádzky sa už dá zaradiť medzi systémy pozitívnej dochádzky, kde sa eviduje prítomnosť.
TULIP je medzinárodná platforma, ktorá môže spojiť vaše účtovníctvo, dochádzkový systém i online archív dokumentov vďaka tomu, že sa dokáže napojiť na väčšinu známych mzdových a účtovných softvérov. Umožňuje správu všetkých administratívnych úloh súvisiacich s účtovnými, mzdovými a personálnymi procesmi na jednom mieste.
Obrazovka dochádzky
Zobrazit Galériu
