Dohľad nad tlačovými zariadeniami
Vo firme bežne treba mať prehľad o tlačových zariadeniach. Administrátori si však takúto činnosť nepredstavujú v podobe pobehovania po oddeleniach a manuálnej kontroly jednotlivých strojov. Výraznú úsporu času pri sledovaní zariadení a vyhodnocovaní dát z nainštalovaných zariadení zabezpečí webový nástroj, ktorý poskytuje firma Oki Systems (Czech and Slovak).
Inštalácia agenta
Na získavanie štatistík z tlačiarní a multifunkčných strojov je potrebné, aby ich agent vo forme samostatne bežiacej aplikácie pravidelne kontaktoval. Tie mu potom poskytnú detailné dáta podľa ich možností a možnosti softvérového riešenia OKI. Data Collector Agent (DCA) v ideálnom stave vyžaduje beh na serveri, prípadne na počítači, ktorý je neustále vo firme a má možnosť v pravidelných intervaloch kontrolovať celú sieť. Inštalácia je možná aj na notebooku, no ide o krajné riešenie mobilného správcu, keď sa štatistiky nebudú zbierať po odpojení notebooku z aktuálne sledovanej siete. V nej vyhľadáva spomínané zariadenia. Používateľ má možnosť definovať parametre siete a pristupovať k záznamom z Active Directory alebo zadať manuálne rozsahy. Softvér si teda bez problémov poradí aj s oddelenými sieťami. Každý agent získa na stránke služby OKI identifikačné číslo, ktoré bude slúžiť na identifikáciu zberu zariadení.
Ukladanie informácií
Informácie o zariadeniach sa ukladajú na vzdialený server a odtiaľ si ich používateľ môže prezerať. Všetky zozbierané dáta teda nemožno sledovať priamo. Je to z dôvodu prístupu k informáciám pre viacerých používateľov. Na výber je tradične niekoľko typov účtov. Môže ísť o administrátorský prístup s možnosťou definovať nových používateľov alebo napríklad len prístup k funkciám reportovania pre štatistiky o tlači. Spravovanie pár kusov zariadení v menšej firme je vcelku jednoduchá záležitosť, no služba je vhodná aj na automatické triedenie a analyzovanie stoviek zariadení vo veľkých firmách a ich pobočkách. Každý DCA so svojím identifikátorom zbiera údaje a na základe nich ich posiela na server poskytovateľa služby už aj s adekvátnym začlenením. Či už ide o pobočky v rôznych mestách, alebo len potrebu oddeliť jednotlivé oddelenia vo firme. Tu prichádza na rad využitie oprávnení a napríklad správca konkrétnej pobočky poisťovne má na starosti len svoju vetvu zariadení v danom meste.
Možnosti systému
Webová aplikácia je vynikajúca v tom, že poskytuje prehľad nielen o zariadeniach OKI, ale aj o iných značkách. Zobrazená úroveň detailov závisí od podpory zariadení. Na rozširovaní databázy sa však neustále pracuje a nové modely tlačových zariadení pribúdajú. Stane sa teda, že nie všetky zariadenia v sieti sú viditeľné. Takisto je potrebné, aby čo najviac zariadení bolo pridaných do siete LAN, hoci možno skenovať aj zariadenia USB. Nie je to však primárny účel agenta. Po prihlásení sa do účtu webovej aplikácie sa zobrazí zoznam zariadení a vetva, ku ktorej má používateľ prístup. Zobrazení je niekoľko a možno si definovať aj vlastné. V základe však vidno všetko potrebné, teda názov zariadenia, náhľad na stav tonerov, sériové číslo, umiestnenie v skupine, IP adresu, celkový počet vytlačených strán a ďalšie detaily.
Zobrazenie zoznamu zariadení v jednej vetve
Kliknutím na názov zariadenia sa zobrazí detailná karta s niekoľkými záložkami. Okrem technických informácií vidieť obrázok tlačiarne a základné informácie o tom, čo sa nachádza na displeji, prípadne chybové hlásenia. Podľa možností vybraného stroja sa dozviete, koľko faxových strán bolo odoslaných, koľko naskenovaných, vytlačených v monochromatickom a farebnom režime, prípadne detaily o využívaní vo funkcii kopírky. To všetko v rámci aktuálneho dňa, predchádzajúceho dňa, posledných sedem dní a postupne až k celkovému životnému cyklu zariadenia. Detaily o spotrebnom materiály sú vhodné najmä pre správcov alebo pre servis, ak sa zariadenia používajú na prenájom so zmluvnými dodatkami o servise. Vidieť stav jednotlivých tonerov, zapekacích jednotiek a ďalších súčastí.
Obsluhovať sa dajú aj udalosti vzniknuté zaseknutým papierom a detaily, ktoré sú vhodné skôr pre interného správcu so schopnosťou okamžite reagovať na vzniknuté problémy. S tým súvisia notifikácie posielané na e-mail. Vytvoriť sa dajú vlastné pravidlá, kedy má systém odoslať na e-mailovú adresu upozornenie. Najčastejšie je to pri nízkom stave tonerov, pričom používateľ si definuje percentuálny údaj samostatne. Môže ísť aj o hlásenia chýbajúceho tonera alebo vo všeobecnosti jeho nízkeho stavu, o čom dáva vedieť zariadenie podľa svojich nastavení. Takisto sa dajú upraviť podmienky výstrah pri míňajúcom sa papieri, alebo ak je zariadenie off-line. Najmä posledné hlásenie je dôležité, aby administrátor neprichádzal o štatistiky pri odpojenom alebo vypnutom zariadení.
Detailný pohľad na zariadenie a stav jeho spotrebného materiálu
Reporty
Špecialitou sú tabuľkové alebo grafické reporty, kde vidno využívanie tlače za rôzne obdobie. Z informácií sa dá vyčítať, kedy boli zariadenia najviac vyťažované, a prispôsobiť tomu napríklad dodávky tonerov. Reportov je obrovské množstvo a pokrývajú všetky mysliteľné oblasti. K dispozícii je aj nástroj na definovanie vlastných reportov. Získavať môžete informácie o spotrebe, vytlačených strán, poslednej aktivite zariadenia a rôzne historické záznamy využívania. Ich export je možný e-mailom, posielať sa dajú grafy aj textové dáta vo formáte CSV. Tie importujete do tabuľkového programu a môžete s nimi ďalej pracovať.
Verdikt PC REVUE
Služba, ktorú poskytuje OKI, je vhodná nielen pre zariadenia tejto značky a to je jedna z najväčších výhod. O tom, že je tu značná úspora času pri získavaní relevantných informácií, sa netreba zvlášť zmieňovať. Každý používateľ, ktorý má na starosti čo i len desať tlačových zariadení vo väčšej firme, vie, koľko roboty dá získať z nich dáta použiteľné pre manažment firmy. Cena je stanovená približne na 2 eurá za stroj na jeden rok, takže pri fakturácii bude závisieť od toho, koľko strojov sa reálne monitoruje. Hoci agent pracuje automaticky, možno definovať monitoring len na určité zariadenia vo firemnej sieti. Ide o skutočne prínosnú službu, ktorej nevyužívanie stojí firmu peniaze a stratu reálnej kontroly nad tým, ako sa zariadenia používajú.
