Inovovaná služba DOCKitIN

V septembrovom čísle sme predstavili túto zaujímavú službu, ktorá umožňuje spravovať vaše osobné papierové dokumenty, prípadne dokumenty živnostníka či malej firmy. Poskytne vám prístup do mobilnej aplikácie, kde sú elektronické podoby týchto dokumentov aj mnohé ďalšie funk- cionality. Po úspešnej fáze pilotnej prevádzky bola služba na základe spätnej väzby zákazníkov inovovaná a doplnená o nové funkcionality.

Ako to funguje

Ak chcete mať vo svojich papierových dokumentoch poriadok a chcete ich mať uložené na ­bezpečnom mieste, zaregistrujete sa na www.dockitin.com a vyberte si pre vás najvhodnejší balík služieb podľa množstva dokumentov, ktoré chcete uskladniť a spravovať. Príde vám stanovený počet špeciálnych obálok. Do nich vložíte dokumenty a pošlete ich po kuriérovi alebo poštou do sídla firmy DOCKitIN. Tam v bezpečnom prostredí vaše faktúry, zmluvy a iné dokumenty naskenujú a uložia do bezpečného archívu a elektronické verzie do cloudového úložiska. V tomto procese sa zároveň pomocou rozpoznávania textu získavajú metadáta, aby bolo možné dokumenty indexovať a vyhľadávať v nich. V praxi to znamená, že skeny vašich dokumentov sú uložené v zabezpečenom dátovom centre poskytovateľa cloudovej služby a vy k nim budete mať nonstop prístup prostredníctvom mobilnej aplikácie alebo webového portálu. Výhodné je zdieľanie dokumentov. Faktúru alebo zmluvu zdieľate na želaný e-mail. Následne vybranému používateľovi príde pozvánka na vstup do služby. S každým dokumentom môžete ďalej pracovať. Jedným kliknutím pošlete požiadavku na vytvorenie notársky osvedčenej kópie vybranej zmluvy. Ak potrebujete originál dokumentu, ktorý je uložený vo fyzickom archíve, dokument bude obratom zaslaný na vami určenú adresu.

Službu v súčasnosti využívajú predovšetkým domáci používatelia na uschovávanie dôležitých dokladov, napríklad rodných listov, poistných zmlúv, faktúr, ale aj firmy, pre ktoré sú pripravené balíčky „na mieru“ podľa ich potrieb. Záleží na tom, aký objem dokumentov potrebujú mesačne zdigitalizovať a spracovať a či chcú digitalizovať a archivovať aj historické dokumenty. Individuálny prístup zároveň znamená, že klient má možnosť určiť, ktoré metadáta potrebuje z dokumentu extrahovať prostredníctvom rozpoznávania textu.

Novinky

Najviac viditeľná zmena je zlepšenie a zjednodušenie používateľského rozhrania, aby sa služba dala používať čo najjednoduchšie a najintuitívnejšie. Najvýznamnejšia novinka je tá, že každý klient má priradenú e-mailovú adresu s koncovkou @dockitin.com, ktorá je určená na postúpenie e-mailov. Je to vlastne ďalší veľmi pohodlný spôsob, ako vkladať dokumenty do systému. Ak na túto adresu používateľ pošle e-mail s akýmkoľvek dokumentom v prílohe, ten je automaticky zaradený do databázy medzi ostatné dokumenty a zákazník má k nemu rovnaký prístup a možnosti manipulácie. Takto môže zákazník posielať do aplikácie dokumenty, ktoré dostane v elektronickej podobe, napríklad výpisy z banky, faktúry od dodávateľov energií, mobilných operátorov, faktúry za nájomné a podobne. Ak to zrekapitulujeme, zákazník má tri ­možnosti, ako do aplikácie DOCKitIN vkladať dokumenty. Papierové dokumenty pošle v špeciálnych obálkach a do aplikácie ich vloží pracovník DOCKitIN, elektronické dokumenty môže vkladať sám cez webové rozhranie alebo postúpiť ich na e-mailovú adresu, ktorú má pridelenú v rámci balíčka služieb.

Zlepšená bola aj možnosť zdieľania dokumentov, aby sa táto funkcia viac priblížila potrebám klientov. Služba umožňuje zdieľať viac dokumentov viacerým používateľom. Splnomocnený používateľ môže tieto dokumenty v prípade potreby ďalej zdieľať. Klient služby DOCKitIN má, samozrejme, prehľad o tom, kto a komu tieto dokumenty zdieľal. Táto možnosť je výhodná v domácnostiach napríklad na zdieľanie rôznych poistných zmlúv, ale predovšetkým sa využije v malých firmách na zdieľanie dokumentov medzi konateľmi a manažérmi.

V rámci ďalšej novinky, lojalitného programu, ak klient odporučí službu svojim kolegom a priateľom a tí ponuku prijmú, klient a aj pozvaný subjekt získavajú body, za ktoré môžu nakupovať služby DOCKitIN. Napríklad za 10 akceptovaných pozvánok na registráciu klient získa 100 bodov, za ktoré môže nakúpiť služby v hodnote 10 EUR, čo znamená využívanie balíka služieb S na tri mesiace zadarmo.