Prichádza nový Office 2016
Kancelárske balíky sa dostali do štádia, keď nemá zmysel pridávať ďalšie funkcie, a ich tvorcovia sa snažia reagovať na aktuálne trendy v biznise aj životnom štýle, pretože tieto aplikácie využívajú firemní aj domáci používatelia. Mottom nového Office 2016 je produktivita, spolupráca a mobilita.
Nová verzia Office 2016 je prvý významný krok pri transformácii súpravy izolovaných aplikácií, optimalizovaných viac na produktivitu než na spoluprácu, na súbor prepojených aplikácií a služieb navrhnutých na efektívnu prácu a tímovú spoluprácu. Základom Office 2016 sú desktopové aplikácie Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Project, Visio a Access.
Office 2016, Office 365 a Office pre mobilné platformy
Aplikácie Office v súčasnosti nájdete na všetkých platformách vrátane mobilných. Najskôr vysvetlíme licenčné modely. Office 2016 si kupujete ako produkt, ktorý budete vlastniť bez časového obmedzenia, ale tento škatuľový produkt sa priebežne nebude aktualizovať, formou servisných balíčkov sa budú riešiť len opravy chýb a reakcie na prípadné bezpečnostné hrozby. Predplatitelia Office 365 získajú prístup k aktuálnym verziám po celé obdobie predplatného. Takže ak je vaše predplatné v súčasnosti aktívne, vykoná sa automatický upgrade všetkých aplikácií z verzie 2013 na verziu 2016. Súčasťou predplatného je aj 1 TB cloudového úložného priestoru na OneDrive, Skype, prípadne Skype pre biznis, Delve či Yammer. Aplikácie Word Mobile, Excel Mobile, PowerPoint Mobile, OneNote a aplikácie Pošta a Kalendár sú optimalizované na dotykové ovládanie a určené pre tablety a telefóny všetkých mobilných platforiem vrátane Windows 10.
Najvýznamnejšie novinky
Aplikácie sú odlíšené farebným záhlavím, ktoré má rovnakú farbu ako ikona - Word tmavomodrú, Excel zelenú, PowerPoint tehlovočervenú, Outlook svetlomodrú. Ďalšia zmena na páse kariet je položka Chcem zistiť s ikonou žiarovky a nápisom Prezraďte, čo chcete robiť. Napísali sme napríklad slovo komentáZ predloženej ponuky sme aktivovali Vložiť komentár a Word na pozíciu kurzora vložil komentár. Je to nielen vynikajúca skratka k menej používaných funkciám, ktoré by ste inak prácne hľadali v štruktúre menu či panelov nástrojov, ale takto získate aj prehľad funkcií k danej problematike, napríklad aké úkony a úpravy môžete robiť s obrázkami. Inteligentné vyhľadávanie Smart Lookup umožňuje preniesť obsah z webu priamo do vášho dokumentu. Funkcia Chcem zistiť získa nové možnosti, keď bude aj v našich končinách podporovaná digitálna asistentka Cortana. Funkcia Clutter v aplikácii Outlook využíva strojové učenie na analýzu vzorov vo vašej e-mailovej korešpondencii. Cieľom je určiť prioritu správy a podľa toho ju zaradiť do zložky. Synergia s Windows 10 sa prejaví aj vo funkcionalite Continuum, keď budete môcť pokračovať v práci na mobilnom zariadení s Windows 10, pripojenom bezdrôtovo k monitoru, klávesnici a myši.
Funcia Continuum
Podpora tímovej práce
Tímová práca, to nie sú len veľké projekty vo firmách. Office 2016 uľahčí aj tvorbu seminárnej práce, na ktorej pracujú dvaja či viacerí študenti, brainstorming pri príprave dokumentov a podobne. Možnosť plnohodnotnej spolupráce v reálnom čase, keď každý zo spoluautorov vidí zmeny, ktoré práve robí iný člen tímu, sú k dispozícii vo Worde, PowerPointe a OneNote. Táto funkcionalita je dostupná len v desktopových aplikáciách v rámci balíka Office 2016 či predplatného Office 365. Pri tímovej práci na tvorbe či revíziách dokumentov sú dôležité nielen vykonávané úpravy, ale aj vzájomná komunikácia bez toho, aby ste sa museli prepínať do inej aplikácie. Tesná integrácia Skypu do Office 2016 vám umožní plnohodnotne četovať, zdieľať obrazovky a komunikovať buď hlasom, alebo interaktívnejšie pomocou videohovorov. Na organizáciu práce tímu možno využiť Office 365 Planner. Umožňuje organizovať prácu, vytvárať nové plány, organizovať a prideľovať nové úlohy, nastavovať dátumy a aktualizačné statusy s vizuálnymi dashboardmi a e-mailovými notifikáciami.
Pri spolupráci viacerých autorov vidíte text, ktorý píše iný autor, aj s farebnou návesťou, na ktorej je jeho meno. Vpravo vidíte komunikáciu počas tvorby dokumentu.
Možnosti inteligentného zdieľania dokumentov
Spolupráca pri tvorbe dokumentov Office na rozdiel od minulosti už nie je obmedzená na platformy Windows a Mac, pretože mobilné verzie aplikácií Office sú k dispozícii aj pre tablety a smartfóny s Androidom a iOS. Nie je problém, aby niektorý spoluautor pracoval napríklad na iPade alebo androidovom tablete.
Spolupráca v OneNote
Táto súčasť Office umožňujúca sústreďovanie materiálov a robenie pomôcok je k dispozícii už niekoľko rokov, no stále je trochu neprávom v tieni ostatných aplikácií na tvorbu dokumentov. Práve OneNote môže zohrať kľúčovú úlohu v prípravných fázach, hlavne pri brainstormingu, pri ktorom sa tvorí osnova budúceho projektu. Do poznámkového hárka OneNote môžete vkladať čokoľvek vrátane obrázkov a zvukových poznámok. A to najlepšie nakoniec - aj poznámky a nákresy perom, ak to vaše klientske zariadenie umožňuje. Tímová práca vo verzii 2016 funguje do značnej miery automaticky. Napríklad poznámky, keď máte v kalendári naplánované stretnutie s niekoľkými ľuďmi. Automaticky sa vytvorí možnosť zdieľania pre všetkých participantov.
Sway - nová filozofia prezentovania
Nudia vás alebo vašich obchodných partnerov klasické prezentácie v PowerPointe? Vyžaduje si príležitosť, na ktorej sa chystáte niečo prezentovať, netradičné pojatie prezentácie? Alebo sa len snažíte čo najviac zaujať? Potom vyskúšajte aplikáciu Sway. Vaše prezentácie budú mať charakter interaktívnych príbehov, ktoré sa dajú zdieľať. Prezentácie môžu obsahovať prakticky akýkoľvek obsah, napríklad text, tabuľky, obchodnú grafiku, obrázky, animácie aj videá. Koncepcia Sway je navrhnutá tak, aby umožnila používateľom rýchlo vytvárať a zdieľať nielen pútavé klasické prezentácie, ale aj iné formy obsahu. Napríklad ktokoľvek môže vytvoriť jednoduchý web, marketingový špecialista by mohol využiť Sway na vytvorenie firemných prezentačných brožúr alebo domáci majstri by sa mohli podeliť o svoje skúsenosti formou kompletných videonávodov krok za krokom.
Tvorba prezentácie v aplikácii Sway
Na rozdiel od ostatných desktopových aplikácií Sway je webová aplikácia na adrese sway.com. Vytvorenie prezentácie spočíva de facto v napĺňaní šablón vlastným obsahom, ktorý chcete vo vhodnej forme prezentovať. Informácie a myšlienky a s nimi súvisiace obrázky, videá, dokumenty a iné objekty môžete do projektu presúvať buď priamo metódou drag-and-drop, prípadne posielať z mobilných aplikácií. Túto možnosť oceníte na rôznych exkurziách, výletoch, hobby výstavách, prípadne kedykoľvek, keď vám niečo relevantné napadne. Pri finalizácii prezentácie už len jednotlivé myšlienky usporiadate. Základným pilierom prezentácie môže byť kľúčová myšlienka, prípadne príspevok zo sociálnej siete alebo čokoľvek iné. Okolo tohto piliera potom prezentáciu rozvetvujete horizontálne, prípadne štruktúrovane do hĺbky.
Analytické funkcie a grafy
Máloktorý používateľ si uvedomuje potenciál aplikácií Office, predovšetkým Excelu 2016 pri analýzach údajov a vizualizáciách výsledkov analýz. Pokiaľ máte na svojom počítači dostatok operačnej pamäti a plánujete robiť analýzy BI, odporúčame vám nainštalovať si 64-bitovú verziu Office 2016. Ak máte aspoň 16 GB RAM, a to pre dnešné pracovné notebooky nie je žiadny problém, Excel, teda jeho 64-bitová verzia si bez preháňania zaslúži prívlastok in-memory analytická aplikácia. Skúste si v niektorej vašej tabuľke označiť relevantný blok údajov a z kontextového menu aplikovať voľbu rýchla analýza. Aj bez pripojenia sa k analytickým službám môžete robiť nielen analýzy OLAP, ale aj datamining vrátane predikcie údajov na základe operatívne vytvoreného modelu. Funkcia One-click forecasting umožňuje tvorbu prognóz. Označením série údajov môžete na jedno kliknutie predvídať budúce trendy. Integrovaná funkcia Power Query umožňuje pripájať sa k externým zdrojom údajov vrátane heterogénnych. Zlepšenia sa týkajú aj populárneho modulu Power Pivot. Dokážete jednoducho vytvoriť sofistikovanejšie dátové modely, využívajúce napríklad automatické časové zoskupenia. Výsledky sa dajú prehľadne zobraziť pomocou kontingenčných tabuliek a grafov. Do Excelu pribudli nové typy grafov, napríklad populárny vodopádový graf Waterfall, vhodný na finančné bilancie, ďalej typy Histogram, Box and Whisker, Pareto, vhodný na prezentáciu štatistických údajov, Treemap a Sunburst vhodný na hierarchické údaje.
Možnosti rýchlej analýzy údajov
Príklad vodopádového grafu
Keď je prioritou bezpečnosť
Office 2016 spolu s Office 365 ponúka nové možnosti na lepšiu bezpečnosť a ochranu v podnikovej sfére. Zabudovaná funkcia Data Loss Prevention spolu s nástrojmi pre IT administrátorov na správu autorizácie obsahu a zdieľanie dokumentov výrazne znižuje riziko úniku citlivých dát. Viacfaktorová autentifikácia zaisťuje bezpečný prístup k obsahu aj mimo korporátnej siete. Funkcia Enterprise Data Protection umožní povoliť bezpečné zdieľanie obsahu v rámci korporátnej siete a bude dostupná pre mobilný Office pre Windows 10 neskôr v tomto roku. Pre desktopové aplikácie príde funkcia začiatkom budúceho roka a umožní zdieľanie zabezpečeného obsahu v rámci korporácie.
Praktické skúsenosti
Office 2016 sme testovali už vo verzii Preview, takže sme mohli priebežne sledovať implementáciu zlepšení. Vo finálnej fáze sme nainštalovali aplikácie so slovenským používateľským rozhraním. Ak využívate Office 2013 alebo starší, musíte túto verziu najskôr odinštalovať. Spoľahli sme sa na odporúčanie a aj na počítači so 64-bitovým operačným systémom Windows 10 sme nainštalovali 32-bitovú verziu, kde Microsoft garantuje lepšiu kompatibilitu s rôznymi doplnkami. Testovali sme na konvertibilnom zariadení s dotykovou obrazovkou, takže sme dôkladne otestovali všetky aplikácie aj v režime optimalizovanom na dotykové ovládanie, v ktorom sa ovládacie prvky rozmiestnia tak, aby boli medzi nimi širšie medzery.
Pri otváraní alebo prvom ukladaní dokumentu sa zobrazí zoznam vašich cloudových služieb vrátane e-mailovej adresy, ktorá účet jednoznačne identifikuje. Oceníte to, ak používate viac účtov OneDrive, napríklad jeden súkromný a jeden pracovný. Zoznam nedávno používaných dokumentov vám umožní vrátiť sa v rámci dokumentu na to isté miesto, kde ste pracovali naposledy. Táto funkcia je podporovaná nielen v aplikáciách pre desktopy, ale aj v Office Online či aplikáciách Word Mobile, Excel Mobile a PowerPoint Mobile.
Markantne sa zvýšila rýchlosť vyhľadávania v aplikácii Outlook. No nie je to zďaleka jediné zlepšenie tejto aplikácie. Ak chcete k správe pripojiť prílohu, zobrazí sa vám ponuka dokumentov a obrázkov. Vo väčšine prípadov je to veľmi užitočné, pretože budete s veľkou pravdepodobnosťou posielať dokument, prípadne súbor, s ktorým ste naposledy pracovali. Dobrý príklad je táto recenzia. Keď sme ju posielali e-mailom do redakcie a aktivovali v Outlooku pripojenie príloh k e-mailu, v zozname ponúknutých položiek sa dokument s textom recenzie a snímky obrazovky zobrazili na potrebných miestach, takže sme ich nemuseli hľadať v súborových štruktúrach lokálneho PC alebo v cloudovej službe OneDrive.
Verdikt
Aplikácie Office 2016 vyžadujú operačný systém Windows 7 alebo novší. Samozrejme, najvyšší komfort, efektivitu a v podnikovom prostredí aj bezpečnosť dosiahnete na zariadeniach s Windows 10. Požadovanú mobilitu vám pomôžu dosiahnuť nové mobilné zariadenia s Windows 10 podporujúce funkcionalitu Continuum. Do úvahy musíme vziať aj regionálne hľadisko, teda funkcie, ktoré momentálne nie sú pre tento región podporované, ako je napríklad digitálna asistentka Cortana. Na autentifikáciu Windows Hello zas potrebujete zariadenie s 3D kamerou. Podľa prvých skúseností môžeme potvrdiť, že tvorcom nového Office sa podaril hlavný zámer - do značnej miery zefektívniť prácu s dokumentmi, posunúť ju k vyššej efektívnosti a predovšetkým premeniť prácu na spoluprácu.
Hodnotenie 95
