Riadenie toku dokumentov vo firme alebo „Pandorina skrinka“

Riadenie toku dokumentov je jedna z firemných oblastí, ktoré ja osobne volám „Pandorine skrinky“. Ide totiž o oblasť, ktorá ovplyvňuje všetky oddelenia firmy. Ako jedna z mála sa dotýka všetkých vašich ­zamestnancov, pričom platí, že rôzne skupiny ­zamestnancov majú na systém riadenia dokumentov (Document management system - DMS) rozdielne požiadavky. Navyše často do toho vstupujú aj podmienky dané zákonom alebo rôznymi potrebnými certifikáciami a normami (napr. ISO).  Dnes možno všetky tieto požiadavky riešiť niekoľkými spôsobmi. Od robustných riešení DMS za desiatky tisíc eur, ktoré vám pokryjú všetko pod jednou strechou, až po takmer „free“ riešenia dostupné na trhu. Dnes je samozrejmosť aj kombinácia viacerých riešení pokrývajúcich rôzne oblasti, napríklad workflow systému na riadenie procesov a  systému DMS na ukladanie dokumentov. Pokúsim sa vám opísať niekoľko aspektov, ktoré do systému riadenia toku dokumentov vo firme vstupujú a kladú naň rôzne požiadavky. Kategorizácia dokum ...