Tlačová analýza Office Depot Slovensko

Bezpapierová kancelária je pekná vízia už niekoľko rokov, zatiaľ však ide viac o vizionárske predstavy ako reálnu prax. Potreba tlačiť a zároveň digitalizovať a archivovať dokumenty v papierovej aj elektronickej podobe ide ruka v ruke a to je súčasť prechodu na budúce digitálne výstupy.

Vlastniť alebo prenajať?

Na tento typ potreby existuje viac pohľadov. Zatiaľ čo pred niekoľkými rokmi bola bežná prax kúpiť zariadenie a potom dokupovať spotrebný materiál, dnes je situácia trochu iná. Veľké spoločnosti, ale už aj menšie firmy používajú prenájom zariadení. Existuje na to niekoľko variantov zmlúv. To znamená, že namiesto kúpy zariadenia v hodnote stoviek eur sa platí mesačný poplatok za používanie, častejšie však len za výtlačky na týchto zariadeniach. Perličkou je v tomto smere cena tlače.

Politika je nastavená výhodne pre zákazníka, a tak sú prípady, keď sa neoplatí tlačiť len v ČB režime. Výhodnejšie je nešetriť a vytlačiť si dokumenty farebne. Na toto slúžia rôzne počítadlá, ktoré majú firmy implementované v multifunkčných zariadeniach. Ako modelový príklad môžeme uviesť prepočet pri úspore zdanlivo zanedbateľných 10 centov na vytlačenú stranu. Ak ich vytlačíte mesačne 5000, za rok ušetríte 6000 eur. Celý tento proces, pri ktorom sa berie do úvahy umiestnenie, plánovanie vybraných zariadení a ich zmluvné podchytenie, spadá pod službu označovanú ako Managed Print Services.

Analýza

Zmenu spôsobu tlače a využívania vybraných zariadení, resp. ich náhradu za iné modely predchádza analýza. Tá pozostáva z niekoľkých krokov. Najprv sa teda zisťuje počet tlačových zariadení, ich konfigurácia a vyťaženie. Nasleduje vytvorenie nákresu pôdorysu firmy so znázornením zariadení, aby sa zistilo, aká je ich poloha a pre koľkých používateľov aktuálne slúžia tlačiarne alebo stroje MFP.

V treťom kroku nasleduje zisťovanie, akou formou prebieha servis, aké boli poruchové a akým spôsobom sa doteraz získaval spotrebný materiál. Do nasledujúceho plánu novej zmeny sa zapracúvajú požiadavky firmy, ktoré sa mohli od času kúpy pôvodných zariadení zmeniť, a vyhodnocujú sa nové požiadavky na využívanie nových strojov s novým umiestnením a to, akým spôsobom bude dostupný servis. Do výberu sa započítava aj plánovaný odhad tlače podľa typu dokumentu a to, či prevláda potreba tlačiť farebne alebo v ČB režime. Bežne sa totiž stáva, že aktuálne zariadenia využíva firma len na 50 %.

Riešenie

Odhadovať sa dá ušetrenie zhruba na hodnote 30 % doterajších nákladov. Dodávateľ okrem aktuálnej potreby využívania tlačových strojov sleduje aj potenciálne potreby upgradu. Ak sa ukáže vyššia vyťaženosť, než bola odhadnutá, prichádza na rad upgrade. Po skončení životnosti sa dodávateľ stará aj o odvoz a ekologické znehodnotenie zariadenia. A to je nové smerovanie, ktoré plne charakterizuje výraz tlač ako služba.