Čo ovplyvňuje dlhodobý prínos systému ERP

Začína vás váš súčasný podnikový informačný systém brzdiť? Chýbajú vám funkcie, ktoré potrebujete? Musíte robiť zbytočné kroky, aby proces fungoval? Alebo nie ste spokojní so službami dodávateľa vášho systému ERP? Potom ste na najlepšej ceste vyhlásiť výberové konanie na nový informačný systém. Uvedené problémy sú totiž najčastejšími dôvodmi na jeho výmenu.

V minulosti sme sa stretli so systémami rozdelenými do troch hlavných skupín:

a) systémy typu „všetko v jednom“, ktoré obsahujú všetko a sú zamerané na všetky výrobné aj nevýrobné odvetvia,

b) špecializované systémy zamerané na konkrétne typy priemyslu; zvyčajne s veľmi sofistikovanou oblasťou plánovania a riadenia výroby,

c) systémy šité na mieru vrátane lokálnych informačných systémov, ktoré sa zvyčajne musia masívne preprogramovať pre obmedzenú funkčnosť.

Všeobecné systémy typu „všetko v jednom“ sú veľmi rozsiahle, ťažko sa implementujú a majú tendenciu vnucovať všetkým svojim klientom rovnaké riešenie procesov. No ak potrebujete podporovať špeciality svojho odvetvia alebo ste vo svojich procesoch vymysleli niečo špeciálne, čo vás odlišuje od konkurencie a je vašou výhodou oproti nej, máte smolu. Musíte si to vynahradiť pomocou programu Excel alebo iného špecializovaného softvéru. V praxi to vedie k tomu, že firmy riešia účtovníctvo a skladovanie vo svojom systéme ERP zakúpenom za nemalé peniaze, ale výrobu plánujú v Exceli alebo hľadajú niečo iné za ďalšie peniaze. Takýmto spoločnostiam sa snažíme pomôcť napríklad zavedením plánovania v APS, ale jedna z najťažších položiek projektu je integrácia, pretože spolupráca s pôvodným dodávateľom systému ERP nie je ideálna a zabezpečenie obojsmernej komunikácie medzi ERP a APS je na dobrú funkčnosť nevyhnutné.

Špecializované systémy ERP sa zvyčajne vyvíjajú pre vybrané typy odvetví. Výhodou je štíhle, ľahko implementovateľné riešenie vďaka funkcionalite cielenej na dané oblasti. Automobilový priemysel a už aj dodávatelia výrobcov spotrebného tovaru sa pri komunikácii a plánovaní nezaobídu bez plánov a odvolávok a komunikácie EDI, kontajnerizácie a štruktúrovaných baliacich listov; výrobcovia potravín potrebujú podporu linkovej výroby a v TPV receptúry a procesy; strojári potrebujú konfiguráciu výrobkov a plánovanie na mieru a spracovanie výrobných odchýlok. Rozdielov medzi obchodnými procesmi rôznych typov výroby a priemyselných odvetví je veľa a je veľký rozdiel, či zavádzate všeobecný systém a prácne vysvetľujete dodávateľovi, čo potrebujete, alebo zavádzate špecializovaný systém a konzultant dodávateľa vám nielen rozumie, ale dokáže aktívne navrhnúť rôzne spôsoby riešenia vašich špecialít a upozorniť vás na dôsledky skôr, ako nastanú.

Miestne IS s masívnym dodatočným vývojom na mieru vás môžu zlákať nižšou kúpnou cenou a možnosťou kopírovať vaše potreby vývojom nových funkcií. Masívny vývoj však predstavuje obrovské riziko, že náklady na projekt budú mnohonásobne vyššie, ako bol pôvodný predpoklad, a vývoj vás uzamkne v súčasnom stave. Ako klienti ste zodpovední za definovanie cieľového riešenia. Konzultanti dodávateľa sa pýtajú vašich kľúčových používateľov, ako to chcete. Urobia analýzu, ktorej v skutočnosti nerozumiete, dajú vám ju podpísať a naprogramujú riešenie. Potom takmer vždy zistíte, že ste všetko nedomysleli alebo že v systéme sú nejaké väzby, o ktorých ste nevedeli, a všetko sa musí preprogramovať. Takéto kolo sa pri stredne zložitom programe opakuje päťkrát. A kto je hlavným vinníkom viacnásobnej práce? Zákazník - kľúčový používateľ. A práve preto musí vaša firma platiť za práce navyše a preto je implementácia masívne upravovaných informačných systémov vždy podstatne drahšia, ako sa pôvodne predpokladalo v tendri. Ak sa rozhodnete ísť touto cestou, možno preto, že vaše procesy sú naozaj veľmi špeciálne a neexistuje pre ne štandardné riešenie, je veľmi dôležité, aby ste kľúčových používateľov krotili v ich želaniach a predstavách a spolu s dodávateľom hľadali rozumné kompromisy.

Vždy, keď kľúčový používateľ zúfalo potrebuje niečo naprogramovať, opýtajte sa: Koľko práce vám to zaberie a ako často to robíte? Stretol som sa s prípadmi, keď naprogramovanie zložitej úpravy systému zabralo používateľovi 10 človekodní na ­automatizáciu dvojhodinovej práce. Problém bol v tom, že frekvencia tejto činnosti bola ročná a nikoho to nezaujímalo.

Pritom pri rozhodovaní o viacerých úlohách, výbere dodávateľa a informačného systému by mal byť hlavným kritériom prínos. Najmä dlhodobý prínos pre vašu spoločnosť.

Čo je teda rozhodujúce pre
dlhodobý prínos systému ERP

Systém ERP a jeho dodávateľ musia dobre pokrývať vaše súčasné potreby, ale predovšetkým musia dokázať uspokojiť vaše budúce potreby. A budúcnosť a jej zmeny sú v súčasnosti kritickejšie ako kedykoľvek predtým.

Žijeme vo svete neistoty a neustálych zmien:

• Automobilový priemysel prechádza na elektromobilitu. Pred dvoma rokmi som hovoril s českým výrobcom elektrických komponentov pre spaľovacie motory, ktorý mi povedal: Neverím, že elektromobilita má budúcnosť. Dnes mu klesá predaj a napriek tomu mal jedinečnú príležitosť začať vyrábať nové komponenty pre elektrické pohony automobilov.
• V práčkach sú tiché motory bez remeňa, pripojené priamo k bubnu.
• Potraviny sa namiesto pasterizácie ošetrujú UV žiarením.
• Výrobcovia sa predháňajú v ekologických technológiách s dôrazom na trvalo udržateľný rozvoj.
• Výroba je robotizovaná a digitalizovaná.
• Krajiny zavádzajú nové predpisy v súvislosti s odchodmi z obchodných únií a colnými vojnami.
• Pandémie a prírodné katastrofy narušujú dodávateľské reťazce a stabilitu našich výrobných zdrojov.

A existuje len jedna istota: Zmien a narušení bude čoraz viac. Ste na to pripravení? Podniky, ktoré boli ešte pred niekoľkými rokmi obrovskými korporáciami, dnes chradnú alebo dokonca neexistujú pre niekoľko zlých strategických rozhodnutí. Výber informačného systému je jedno z najstrategickejších rozhodnutí a má významný vplyv na fungovanie podniku. Koniec koncov je to hlavný nástroj manažérov a bežných používateľov v podnikových procesoch. A nástroje robia rozhodnutia. Skúste si predstaviť rozdiely vo výkone pracovníka, ak reže guľatinu ručnou pílou alebo strojovou pílou.

Ako však určiť budúce požiadavky podniku na informačný systém v našej dobe stále rýchlejších zmien? A je vôbec potrebné tieto požiadavky predvídať?

Profesor podnikového manažmentu z Louisiany Leon C. Megginson povedal: „Neprežije ten, kto je silnejší. Nie je to ani ten najinteligentnejší. Ale ten, kto sa dokáže najlepšie prispôsobiť zmenám.“

Systémy ERP budúcnosti musia byť adaptívne

To znamená, že musia byť schopné pokryť vaše aktuálne špecifické potreby a reagovať na zmeny. Nie však programovaním, ktoré zafixuje váš obchodný proces proti iným zmenám a potrebám a ktoré zhorší možnosť aktualizácie systému ERP na vyššie verzie. Adaptívny systém ERP by vám mal umožniť vývoj nových funkcií vytváraním aplikácií na úrovni používateľov.

Chcete do systému zaznamenať nové údaje? Máte ich už v programe Excel? Spustite generátor novej aplikácie, pomenujte ju, vyberte si Excel ako šablónu na jej vytvorenie a systém urobí všetko ostatné za vás. Rozšíri databázu o nové tabuľky a polia, vygeneruje funkcie na evidenciu údajov a funkcie na zobrazenie a analýzu údajov. Tieto funkcie by zároveň mali byť kompletne dátovo definované, aby boli automaticky prenosné do vyšších verzií systému. Toto je vízia budúcich moderných systémov ERP a niektoré to dokážu už dnes.

Dodávateľ systému ERP by mal byť čoraz viac vaším obchodným poradcom, a nie programátorom. Koniec koncov pohybuje sa na európskom alebo dokonca svetovom trhu a vidí, ako sa riešia obchodné procesy podobné tým vašim, aké sú výhody a nevýhody variantov dostupných riešení. Konzultant dodávateľa však nemôže byť servilným vykonávateľom pokynov, ktorý vám prikyvuje. Musí byť partnerom vašich kľúčových používateľov a manažérov, ktorý dokáže diplomaticky poukázať na chyby v procesoch a dokonca aj na chyby v ich požiadavkách alebo dokonca v ich správaní. Cieľom nie je presadiť ten či onen štandard človeka, zvyku alebo systému. Cieľom je nájsť dlhodobo najvýhodnejšie riešenie pre vašu firmu.

Podnikový informačný systém je jadrom vášho podniku. Môže vás brzdiť alebo môže byť vašou konkurenčnou výhodou.

Vyberte si na základe dvoch kľúčových faktorov: možností systému (rozsah funkcií, úroveň prispôsobenia používateľom, technológie, ktoré umožňujú adaptívny vývoj) a schopnosti dodávateľa implementovať a poradiť vám v oblasti vášho podnikania. Zmena je život a nový informačný systém je nástroj na realizáciu zmeny. Dodávateľ systému je partner, ktorý vám pomôže zmenu presadiť a dotiahnuť ju do úspešného konca.

Úvodný obrázok zdroj: depositphotos.com/