Elektronická faktúra sa stáva realitou aj bez štátnej eFaktúry
Fakturácia na Slovensku sa transformuje do digitálnej podoby s cieľom pomôcť podnikateľom ušetriť čas a eliminovať chybovosť, ktorá vzniká pri ručnom evidovaní prijatých faktúr do interných systémov. Softvérové spoločnosti vyvíjajúce ekonomické, účtovné a ERP systémy na Slovensku sa pod záštitou organizácie slovensko.digital dohodli na jednotnom elektronickom formáte faktúry, ktorý aktuálne implementujú do svojich systémov a postupne uvádzajú na trh. Cieľom tejto iniciatívy je významne zjednodušiť výmenu dokladov v segmente B2B a umožniť firmám prijímať a evidovať faktúry bez potreby ich manuálneho prepisovania do interných systémov.
Ako dnes spracúvajú firmy prijaté faktúry od dodávateľov?
Prieskum, ktorý sme realizovali medzi malými a strednými firmami na Slovensku, nám ukázal to, čo už dlhšie pozorujeme aj na našich zákazníkoch – že väčšina z nich v súčasnosti doklady prijaté od svojich dodávateľov manuálne prepisuje do svojich interných ekonomických systémov. Tento proces je časovo náročný a často aj chybový, keďže doklady ručne prepisujú ľudia.
Chcú firmy digitalizovať príjem faktúr?
Už dlhšie pozorujeme tlak od používateľov na potrebu automatického spracovania prijatých dokladov. Aj z tohto dôvodu začali v posledných rokoch vznikať rôzne softvérové aplikácie slúžiace na automatické vyťažovanie faktúr a iných dokumentov, ktoré sa snažia zjednodušiť proces evidencie prijatých dokladov. Tieto aplikácie však narážajú na to, že tento automatický proces nie je stopercentný a doklady nakoniec aj tak musí niekto kontrolovať a opravovať.
Čo sa mení zavedením elektronickej faktúry pre firmu, ktorá ju vystavuje?
Z pohľadu firmy, ktorá faktúru vytvára pre svojho odberateľa, prakticky nič. Faktúru rovnako ako doteraz vytvorí vo svojom systéme, ktorý podporuje elektronickú faktúru. Jedinou podmienkou na to, aby mohol partner využiť výhody elektronickej faktúry, je, aby mu ju dodávateľ doručil elektronicky vo formáte PDF, nie vytlačenú.
A čo sa mení pre zákazníka, ktorý faktúru dostane?
Čo sa týka doručenia faktúry, pokiaľ mu ju dodávateľ už teraz zvykol posielať e-mailom, v podstate sa pre neho nič nemení.
Naopak, tí, ktorí mali vo zvyku prijímať faktúry v papierovej podobe a budú chcieť využiť výhody elektronickej faktúry, budú musieť požiadať svojho dodávateľa, aby im ju posielal e-mailom.
Aké sú teda výhody elektronickej faktúry?
Elektronickú faktúru si firma môže nahrať do svojho ekonomického alebo účtovného systému, pokiaľ podporuje spracovanie elektronických faktúr. Účtovníčka alebo osoba zodpovedná za evidenciu faktúr tak ušetrí niekoľko minút, ktoré musela pri starom spôsobe venovať ich ručnému prepisovaniu.
Elektronická faktúra umožňuje dokonca automatický príjem tovaru na sklad bez nutnosti prepisovať jednotlivé položky z faktúry do skladového systému. Pri takýchto faktúrach sa bavíme o desiatkach minút ušetreného času na jednom príjme tovaru na sklad.
Ďalší benefit je presnosť takéhoto spracovania faktúry. Pri ručnom prepisovaní je totiž bežné, že ľudia robia chyby.
Znamená to, že teraz budú všetky faktúry vyzerať rovnako?
Nie, vizuál faktúr naďalej ostáva taký ako doteraz. To znamená, že každý výrobca softvéru generuje graficky faktúry, ktoré najviac vyhovujú potrebám jeho zákazníkov. Jediná zmena je, že elektronické faktúry môžu byť označené drobným grafickým prvkom, prípadne textom informujúcim, že ide o elektronickú faktúru vo formáte ISDOC. Vďaka tomu dokáže odberateľ identifikovať, že je to faktúra, ktorú vie elektronicky spracovať a nemusí ju do svojho systému ručne prepisovať.
V čom je teda rozdiel oproti faktúram, ktoré vytvárali firmy doteraz?
Elektronická faktúra obsahuje po novom štruktúrovanú dátovú prílohu vo formáte ISDOC, ktorá je súčasťou súboru PDF faktúry.
Práve to je formát, na ktorom sa dohodla väčšina významných výrobcov fakturačných systémov na Slovensku a zapracovala ho do svojich aplikácií. Táto príloha ISDOC je rovnaká bez ohľadu na to, z akého softvéru ste vytvorili faktúru, a práve to umožňuje aj následné spracovanie faktúr akýmkoľvek softvérom podporujúcim formát ISDOC.
Kto môže takéto faktúry prijímať a vystavovať?
Každý, kto používa systém podporujúci elektronickú faktúru vo formáte ISDOC.
Do tejto iniciatívy je zapojených aktuálne 6 najväčších výrobcov softvéru na fakturáciu a očakávame, že sa v krátkom čase pridajú ďalší. Už teraz to vyzerá, že by sme vďaka zoskupeniu týchto software housov mali pokryť 30-50 % faktúr, ktoré sa dostávajú do obehu na Slovensku.
Čo má spoločné elektronická faktúra s eFaktúrou avizovanou štátom?
Štát už viac ako sedem rokov diskutuje o zavedení projektu eFaktúra, od ktorého si sľubuje zlepšenie výberu daní, no doposiaľ bez konkrétnych výsledkov pre segment B2B.
Elektronická faktúra nemá so systémom avizovaným štátom nič spoločné a podnikatelia sa nemusia obávať, že by sa elektronická faktúra nejakým spôsobom zneužila na kontrolu pri výbere daní. Systém je navrhnutý tak, že elektronická faktúra je pevnou súčasťou súboru PDF faktúry a nikde inde sa neukladá, ani neposiela. Firma má tak plne v rukách to, komu faktúru pošle a ako s týmto súborom naloží.
Aké sú očakávaia od zavedenia elektronickej faktúry?
Očakávame, že elektronická faktúra sa stane štandardom fakturácie podobne, ako sa to svojho času podarilo s QR kódmi na platbu. Tie sú dnes súčasťou takmer každej faktúry a rovnako ako elektronická faktúra šetria ľuďom množstvo času pri úhrade faktúr a eliminujú chybovosť, ktorá by mohla nastať pri manuálnom prepisovaní bankových údajov.
Úvodný obrázok zdroj: depositphotos.com/
