Využitie Copilota v aplikáciách MS Office

Neustále treba mať na pamäti, že AI môže fabulovať a robiť chyby, takže výstupy a návrhy Copilota musíte dôkladne skontrolovať.

Word

V tejto aplikácii na tvorbu a úpravu dokumentov budete najčastejšie využívať automatické generovanie textu, revízie a opravy gramatiky či formátovanie dokumentov. Copilot na základe vašich poznámok alebo náčrtu osnovy dokáže vygenerovať plnohodnotný text. Alebo naopak, dokáže vygenerovať alebo doplniť osnovu dokumentu, takže ak vám pri písaní textu dôjde inšpirácia alebo sa zacyklujete v úvahách a nebudete vedieť, ako ďalej, nové body osnovy vás môžu posunúť vpred. Copilot dokáže automaticky skontrolovať gramatiku, pravopis a štýl vášho dokumentu, čím zabezpečí, že dokument bude bez chýb a v štýle, ktorý najlepšie osloví publikum, pre ktoré je určený. Môžete takisto aplikovať rôzne typy formátovania, napríklad rozdeliť súvislý text na prehľadné odseky alebo vytvoriť z faktov prezentovaných v texte tabuľku, pričom špecifikujete jej grafickú úpravu.

Napríklad pri písaní životopisu alebo motivačného listu budete písať text tak, ako si budete spomínať na jednotlivé skutočnosti, a následne necháte Copilot, aby text prepísal do formálneho štýlu. Alebo píšete rodinnú kroniku či memoáre. Copilot bude potrebovať základné dátumy, udalosti a poznámky, potom vám pomôže vytvoriť ucelený a pútavý text. Ak si nie ste istí štylistikou alebo gramatikou, Copilot všetko prekontroluje a upraví tak, aby bol výsledný dokument bezchybný a štýlovo jednotný. Potrebujete doplniť recept do vášho rodinného receptára obľúbených a osvedčených jedál, kým ho máte v čerstvej pamäti? Zadajte do Copilota zoznam ingrediencií a stručný opis postupu a ten vám pomôže vytvoriť štruktúrovaný text s jasnými inštrukciami, ktorý môžete doplniť o svoje poznámky a tipy. Prípadne ako freelancer, živnostník či majiteľ rodinnej firmy potrebujete informovať dodávateľov alebo obchodných partnerov o vašich predajoch za uplynulý rok. Stačí, ak do Copilota zadáte základné údaje a osnovu, následne vám vygeneruje report, ktorý môžete ďalej upravovať podľa potreby. Zadanie môže obsahovať až 2000 znakov, takže odporúčam formulovať ich čo najdetailnejšie a zároveň čo najpresnejšie.

Copilot vo Worde testujem niekoľko týždňov a osvedčilo sa mi nechať si vytvoriť osnovu dokumentu, opísať fakty a dojmy a následne skúsiť nechať Copilot preštylizovať niektoré odseky. Copilot, samozrejme, pozná doterajší obsah dokumentu, čo je vo väčšine prípadov výhoda, ale niekedy aj nie. Občas sa stane, že namiesto toho, aby AI dolovala ďalšie informácie z hlbín svojich neurónových sietí, použije informácie, ktoré v dokumente už sú. V takom prípade sa mi osvedčilo vytvoriť nový prázdny dokument a zadanie pre službu Copilot aplikovať v ňom, ako sa hovorí, „na zelenej lúke“. Ak je vygenerovaný obsah relevantný, skontrolujem ho (to, samozrejme, robím vždy pri textoch generovaných AI), upravím a prekopírujem do dokumentu, na ktorom pracujem.

Excel

Tabuľkový procesor Excel je jedna z fundamentálnych aplikácií nielen vo firmách, ale aj na domáce či osobné použitie. Občas niečo viac alebo menej zložité potrebujeme vypočítať všetci. Klasický postup pri práci s údajmi v excelovských tabuľkách je taký, že si v duchu v prirodzenom jazyku sformulujete, čo potrebujete, a následne tento zámer zrealizujete vo forme vzorcov, filtrov, sumárov, kontingenčných tabuliek a ďalších funkcií, ktoré tento tabuľkový procesor poskytuje. Copilot vás dokáže od tejto druhej fázy odbremeniť. Napíšete zadanie v prirodzenom jazyku, bez problémov aj v slovenčine, a Copilot vám navrhne riešenie aj s praktickou ukážkou. V slovenčine môžu byť aj názvy atribútov v záhlaví jednotlivých stĺpcov a Copilot vo väčšine prípadov porozumie nielen ich významu, ale aj vzájomným vzťahom medzi stĺpcami. Preto by mali byť názvy čo najvýstižnejšie, aby sa v nich Copilot dokázal zorientovať.

Po aktivovaní Copilota sa zobrazí bočný panel s príkladmi výziev. Môžete napríklad skombinovať údaje z dvoch stĺpcov a výsledok uložiť do nového stĺpca. Zaujíma vás napríklad čistá mzda, ktorú treba vyplatiť zamestnancovi rodinnej firmy. Vo výzve nemusíte vysvetľovať, ako sa čistá mzda počíta, stačí napísať:

Vytvor stĺpec Čistá mzda

Copilot vytvorí vzorec, napíše, ako k nemu dospel, v našom prípade: „Vypočíta čistú mzdu každého zamestnanca odpočítaním zrážok od jeho hrubej mzdy“, zobrazí vzorec a príklad hodnôt v novom stĺpci. Ak je to správne, môžete potvrdiť pridanie nového stĺpca do tabuľky. Pri zadaní

Vytvor stĺpec Odmena a každému zamestnancovi nad 40 rokov navrhni odmenu vo výške 10 % hrubej mzdy

Copilot bez problémov dokáže určiť vek zamestnanca z dátumu narodenia. Znovu sa zobrazí ukážka troch riadkov novo vytvoreného stĺpca. Môže, samozrejme, nastať situácia, že zamestnanci, ktorých záznamy sú prvé tri v tabuľke, zhodou okolností majú menej ako 40 rokov, takže hodnota odmeny je 0. Stačí však premiestniť kurzor nad tlačidlo + Vložiť stĺpec pod ukážkou a nový stĺpec sa sivým fontom dočasne vloží na patričné miesto, takže môžete skontrolovať viac záznamov a rozhodnúť sa, či stĺpec vložíte, alebo nie. V prípade, ak vidíte, že vo vzorci je chyba, môžete stĺpec vložiť a následne vzorec opraviť.

Skúsenejší používatelia Excelu vedia, že riešením zadania

Potrebujem súčty hrubých miezd podľa jednotlivých pobočiek

je vytvorenie kontingenčnej tabuľky. V konečnom dôsledku však potrebujete tabuľku, prípadne aj graf súčtu miezd pracovníkov jednotlivých pobočiek, ale pri použití Copilota nepotrebujete vedieť, že ide o kontingenčnú tabuľku alebo kontingenčný graf, a ani to, ako sa takáto tabuľka či graf vytvára. Copilot to urobí za vás. Tabuľku aj graf, o ktorý ste v tomto zadaní síce nežiadali, ale jeho názornosť väčšinou poteší, následne Copilot vloží na nový hárok.

Copilot si poradí aj so všeobecnými zadaniami typu

Vytvor stĺpec vyjadrujúci, aké percento mzdových nákladov tvorí mzda jednotlivých zamestnancov v rámci firmy, a druhý stĺpec percento v rámci pobočky

Zobraz piatich najstarších zamestnancov zoradených podľa výšky hrubej mzdy

Copilot môžete využiť aj pri formátovaní údajov v tabuľkách. Napríklad

Zvýrazni v tabuľke tri najvyššie hrubé mzdy

Copilot ponúkne farbu výplne aj písma, ak ste s nimi spokojní, môžete zmenu aplikovať. Bolo použité podmienené formátovania, takže aj po zmene údajov v stĺpci Hrubá mzda budú označené tri najvyššie hodnoty.

Určite sa vám stalo, že vám niekto poslal tabuľku, v ktorej sú vzorce, ktorým na prvý pohľad nerozumiete. Príkazom

Vysvetli vzorec v bunke H9

požiadate Copilot, aby sa pokúsil vzorec vysvetliť.

Excelovské hárky môžu obsahovať veľké množstvo údajov, ale s tým si nemusíte robiť starosti. Do cloudu sa nebudú posielať všetky vaše údaje. Pošle sa len text vášho zadania a aj v prípade tabuliek obsahujúcich milióny záznamov sa na servery v cloude pošlú len metadáta o štruktúre údajov. Výstupom bude vzorec. Ten potom Excel aplikuje na záznamy, ktorých sa to týka. Údaje zostávajú v lokálnom PC alebo v cloudovom úložnom priestore typu OneDrive, kde vznikli, prípadne kam boli presunuté.

Copilot v Exceli vám pomôže s automatizáciou opakujúcich sa úloh, ako je napríklad sumarizácia údajov alebo vypĺňanie tabuliek. Na základe vašich údajov môže automaticky vykonávať analýzy a generovať grafy, ktoré vizualizujú kľúčové trendy a informácie. Vďaka strojovému učeniu dokáže predpovedať budúce trendy na základe historických údajov, čo vám pomôže robiť informovanejšie rozhodnutia.

PowerPoint

Copilot dokáže na základe vašich poznámok alebo textu vygenerovať plnohodnotnú prezentáciu s grafmi, obrázkami a štýlovým formátovaním. Stačí napísať jednoduché zadanie, napr.:

„Vytvor prezentáciu o zaujímavých aktivitách pre detský letný tábor pre deti od 10 do 14 rokov s dôrazom kolektívne športy.“

Copilot vám následne ponúkne návrhy dizajnu a rozloženia snímok, čím zabezpečí, že vaša prezentácia bude vizuálne atraktívna a profesionálna. Zohľadňuje pri tom, či tón komunikácie má byť formálny, alebo neformálny. Samozrejme, môžete rýchlo a jednoducho upraviť obsah a dizajn snímok podľa svojich potrieb a preferencií. Ak potrebujete vytvoriť prezentáciu o výsledkoch vášho podnikania za posledný rok či štvrťrok, stačí do Copilota zadať základné údaje a ten vám vygeneruje prezentáciu s grafmi a obrázkami, ktorú môžete ďalej upravovať a prispôsobiť.

Veľmi užitočná je aj funkcia na prepis textu na snímky. Ak máte pripravený textový dokument napríklad vo Worde, Copilot ho automaticky rozdelí na snímky. Na tvorbu záverečných snímok typu Zhrnutie alebo Kľúčové body pomôže funkcia zhrnutia obsahu. Ak máte záznam zo schôdzky v aplikácii Microsoft Teams, Copilot dokáže automaticky vytvoriť prezentáciu zo zápisnice.

Outlook

Copilot prináša do Outlooku veľmi užitočné funkcie na správu e-mailov a kalendára. Jeho hlavná výhoda je automatizácia rutinných úloh, čo šetrí čas a pomáha vám sústrediť sa na dôležitejšie úlohy. Stačí stručné, no presné zadanie, napríklad:

Napíš e-mail o plánovanej odstávke elektriny 13. 2. 2025 od 11:00 do 14:00 na ulici, na ktorej máme klubovňu, pre všetkých členov šachového krúžku.

Copilot vygeneruje text e-mailu:

Milí členovia šachového krúžku,

dúfam, že vás tento e-mail nájde v poriadku a že si užívate krásny deň. Chcel by som vás informovať o plánovanej odstávke elektriny v našej klubovni, ktorá sa nachádza na našej ulici. Táto odstávka je naplánovaná na 13. februára 2025 od 11:00 do 14:00.

Je možné, že počas tohto časového úseku nebudeme mať prístup k elektrine, čo môže ovplyvniť naše pravidelné šachové stretnutia a aktivity. Preto by som vás chcel požiadať, aby ste si túto informáciu zobrali na vedomie a podľa toho si prispôsobili svoje plány.

Ak máte akékoľvek otázky alebo potrebujete ďalšie informácie, neváhajte ma kontaktovať. Ďakujem vám za pochopenie a teším sa na naše ďalšie stretnutia pri šachových súbojoch.

S pozdravom,

XY

Copilot je takisto schopný na základe kontextu a obsahu e-mailu navrhnúť odpovede, čím ušetrí čas pri písaní e-mailov. Dokáže identifikovať úlohy vo vašich e-mailoch a automaticky ich pridať do vášho zoznamu úloh, čím zabezpečí, že na nič nezabudnete.

Copilot vám môže pomôcť s plánovaním a organizáciou stretnutí vrátane navrhovania vhodných termínov a automatického zasielania pozvánok. Napríklad dostanete e-mail s požiadavkou na stretnutie. Copilot vám navrhne vhodné termíny na stretnutie na základe vášho kalendára a automaticky pošle pozvánky všetkým účastníkom.

Veľmi užitočná funkcia je zhrnutie e-mailovej konverzácie do krátkeho prehľadu. Máte napríklad 10 e-mailov v jednom vlákne o organizácii šachového turnaja pre žiakov stredných škôl. Copilot vygeneruje krátke zhrnutie. Takisto po skončení online schôdzky v Microsoft Teams môže automaticky vygenerovať prehľad zápisnice a odoslať ho e-mailom účastníkom.

Poznámka: Copilot v Outlooku podporuje iba pracovné alebo školské kontá a kontá Microsoft, ktoré používajú e-mailové adresy outlook.com, hotmail.com, live.com a msn.com. E-mailové kontá od poskytovateľov e-mailových služieb tretích strán, ako sú napríklad Gmail, Yahoo a iCloud, môžu používať Outlook, ale nebudú mať prístup k funkciám služby Copilot.

Ako naši čitatelia máte exkluzívnu ponuku. Ak si chcete Microsoft 365 zaobstarať, máte možnosť využiť zľavový kód pri nákupe predplatného na Microsoft 365 | Alza.sk. Členovia Alza+ získajú 25 % zľavu so špeciálnym promo kódom MSNEXTTECH25. Nezmeškajte túto skvelú príležitosť!

Úvodný obr. zdroj: adoption.microsoft.com/en-us/copilot/